ベスト·オブ·
AI ドキュメント管理ソリューションのベスト 5 (2024 年 XNUMX 月)
Unite.AI は厳格な編集基準を遵守しています。 当社がレビューする製品へのリンクをクリックすると、当社は報酬を受け取る場合があります。 ぜひご覧ください アフィリエイト開示.
ペースの速いデジタル時代において、企業は文書管理プロセスを合理化するための革新的なソリューションを常に模索しています。人工知能 (AI) が現代の仕事のさまざまな側面を変革し続ける中、AI を活用したドキュメント管理システムは、比類のない効率、正確さ、セキュリティを提供する革新的なシステムとして登場しました。これらのツールは次の機能を利用します。 機械学習、 自然言語処理、インテリジェントな自動化により、重要なビジネス ドキュメントの作成、保存、取得が簡素化されます。
インテリジェントなドキュメントの分類と抽出から既存のワークフローとのシームレスな統合に至るまで、これらのトップ AI ドキュメント管理ツールは、多様なビジネス ニーズに応えるために設計された幅広い機能を提供します。この記事では、組織がデジタル資産を扱う方法を再定義し、組織のドキュメント管理要件に最適なプラットフォームを選択する際に情報に基づいた意思決定を行えるようにする、最適な AI ドキュメント管理ソリューションを探ります。
1. FabSoft DeskConnect
FabSoft DeskConnect は、さまざまなソースからドキュメントをキャプチャ、処理、配布するプロセスを簡素化する、強力なドキュメント キャプチャおよび光学式文字認識 (OCR) ソフトウェア ソリューションです。このソフトウェアは、既存のワークフローとシームレスに統合するように設計されており、印刷ドライバー、フォルダー、Web ブラウザー、電子メール システムなど、幅広いドキュメントの種類とソースをサポートします。
AI および機械学習テクノロジーを活用する DeskConnect は、文書から関連情報を認識して抽出することにより、データ収集プロセスを自動化します。この機能により、手動でのデータ入力の必要性が大幅に軽減され、時間が節約され、エラーのリスクが最小限に抑えられます。このソフトウェアの高度な OCR 機能により、ラスタライズされたドキュメントを処理する際の高精度が保証され、さまざまなドキュメント形式を扱う企業にとって信頼できる選択肢となります。
FabSoft は、ChatGPT を活用した高度な AI Chat 統合を備えた Document Companion も提供しています。この最先端の機能強化により、ドキュメントのインポートと結合が簡素化され、効率的なドキュメント分析のための AI を活用したチャットへの即時アクセスが提供され、最先端の OCR テクノロジーで精度が保証されるため、ドキュメント管理が再定義されます。
FabSoft DeskConnect の主な機能:
- 多彩なドキュメントのサポート: プリンタ ドライバ、フォルダ、Web ブラウザ、電子メール システムなどに対応します。
- インテリジェントなデータ抽出: AI と機械学習を利用して、文書からデータを自動的に認識して抽出します。
- 優れた OCR パフォーマンス: ラスター化されたドキュメントに対して業界をリードする精度を提供します。
- 合理化されたドキュメント配布: ドキュメントのキャプチャと、Microsoft OneDrive、SharePoint、Power Apps などのクラウドまたはオンプレミス ソリューションへの配布を自動化します。
- カスタマイズ可能な API: プラグインがドキュメント配信を制御し、アクションと送信方法を自動化できるようにする、ユーザーフレンドリーな API を提供します。
- 堅牢なセキュリティ対策: 最上位のセキュリティ機能を実装して、文書の機密性を保護し、許可されたユーザーへのアクセスを制限します。
FabSoft DeskConnect のユーザーフレンドリーな API により、企業はカスタム ワークフローと統合を作成し、ドキュメント処理とデータ抽出プロセスをさらに最適化できます。ソフトウェアの堅牢なセキュリティ対策により、機密文書の機密性が保たれ、許可された担当者のみがアクセスできることが保証されます。
2. ドキュフェーズ
出典: ドキュフェーズ
DocuPhase は、あらゆる規模の企業のドキュメントの保存、スキャン、検索、およびアーカイブのプロセスを最適化するように設計された、包括的なドキュメント管理ソフトウェア ソリューションです。このプラットフォームは、単純なデジタル ファイリング キャビネットの機能を超え、進行中の作業を管理、追跡、完了する機能を提供し、生産性を大幅に向上させます。
DocuPhase の傑出した機能の 1 つは、AI を活用したデータ キャプチャおよびドキュメント検索機能です。これらのインテリジェントなツールは、さまざまなドキュメントから重要な情報を抽出したり、古いファイルからデータを取得したりするプロセスを簡素化します。 AI を活用した機能により、複数ページの文書をすばやくスキャンして関連情報を特定して抽出できるため、時間のかかる手動検索の必要がなくなります。さらに、プラットフォームの AI および機械学習機能により、ファイルの自動ルーティングとインデックス作成が可能になり、ユーザーの貴重な時間と労力を節約できます。
DocuPhase の主な特徴:
- AI を活用したデータキャプチャ: 多様な文書から重要な情報をインテリジェントに抽出します。
- 効率的な文書検索: 高度な AI 機能を使用して、古いファイルからデータを迅速かつ正確に取得します。
- 自動ファイルルーティングとインデックス作成: AI と機械学習を活用した自動化により、ドキュメントの整理が合理化されます。
- シームレス統合： エンタープライズ リソース プランニング (ERP) システムなどの一般的なプラットフォームとの互換性により、汎用性が向上し、プログラムの切り替えが削減されます。
- 安全なクラウドベースのソリューション: デジタル文書を保存し、不必要な事務処理を排除するための直感的なインターフェイス。
- 高度な検索機能: 迅速なドキュメント検索のためのキーワードおよび設定可能な検索ツール。
- ユーザーフレンドリーなインターフェース： スムーズなオンボーディングとワークフロー統合のためのガイド付きトレーニングを備えた学びやすいソフトウェア。
DocuPhase は統合しやすい性質があるため、ERP システムなどの他の一般的なプラットフォームとシームレスに接続でき、日常業務を処理するための多用途ツールになります。この統合により、ユーザーがプログラム間の切り替えに費やす時間が短縮され、ワークフローが合理化されます。このソフトウェアのクラウドベースのソリューションは、デジタル文書を保存するための安全かつ直観的なインターフェースを提供し、不必要な事務手続きを効果的に排除します。
3. 流体
Fluix は、フィールド サービス管理向けに調整されたモバイル ファーストのドキュメントおよびワークフロー管理プラットフォームです。この革新的なソフトウェアにより、企業は重要なドキュメントやフォームを集中リポジトリ内に安全に保存し、アクセスできるようになります。 Fluix は、フィールド サービス技術者やマネージャーに、インターネット接続が限られているかまったくない場所でも重要なファイルに簡単にアクセスできるようにすることで、リモート作業を合理化し、全体的な生産性を向上させます。
Fluix の重要な機能の 1 つは、チーム メンバー間の効果的なコミュニケーションと説明責任を促進するカスタム ワークフローです。このプラットフォームにより、新しいタスク、変更、重要なメッセージのリアルタイムの更新と通知が可能になり、すべての関係者が情報を共有し、連携を保つことができます。 Fluix の自動ファイル ルーティングおよびインデックス作成機能により、手作業が大幅に軽減され、企業はワークフローを最適化し、効率を高めることができます。
Fluix の主な特徴:
- モバイルファーストのデザイン: フィールドサービス管理用に最適化されており、安全なドキュメントの保管と外出先でのアクセスが可能になります。
- 一元化されたドキュメント リポジトリ: 重要な分野関連のドキュメントを簡単にアクセスできる単一の場所に提供します。
- カスタムワークフロー: リアルタイムの更新と通知を通じて、チームメンバー間のコミュニケーションと説明責任を促進します。
- シームレス統合： ERP システムなどの一般的なプラットフォームと互換性があり、日常業務を合理化し、プログラムの切り替えを最小限に抑えます。
- OCR テクノロジー: 光学式文字認識をサポートし、テキスト画像を機械エンコードされたテキストに正確に変換します。
- AIチャット機能： ChatGPT を利用すると、ドキュメント関連情報に即座にアクセスできるため、手動検索が不要になります。
- ユーザーフレンドリーなセットアップ: Document Companion の OpenAI Chat 機能の簡単な構成。
Fluix は統合に適したアーキテクチャにより、ERP システムなどの他の普及しているプラットフォームとシームレスに接続できます。この統合により、企業は日常業務をより効率的に処理できるようになり、プログラム間の切り替えにかかる時間が短縮されます。さらに、Fluix は OCR テクノロジーをサポートしており、AI チャット機能に送信されるデータが正確かつ包括的であるため、詳細な分析が可能です。
4. Mファイル
M-Files は、ライフサイクル全体を通じてコンテンツを管理するためのよりスマートなアプローチを提供するインテリジェントな情報管理プラットフォームです。 M-Files は、コンテンツをシームレスに接続し、インテリジェントな自動化を活用することで、適切な情報を適切な人に適切なタイミングで提供することでナレッジ ワーカーの生産性を向上させます。
このプラットフォームは、単一のリポジトリへの複雑で費用のかかる移行を必要とせずに、組織全体のコンテンツの包括的なビューを提供します。 M-Files のデジタル ドキュメント管理ソリューションは、強力な検索および取得機能を備えており、ユーザーは、置き忘れたファイルの検索に時間を費やしたり、何かが保存されている場所を思い出すのに苦労したりすることなく、ドキュメントを迅速かつ簡単に見つけることができます。このプラットフォームはまた、テンプレート、簡単な名前付けと保存機能、AI 対応テクノロジーを通じて隠された文書やダークデータを発見する機能を提供することにより、文書の作成を簡素化します。
M ファイルの主な特徴:
- インテリジェントな情報管理: 接続されたコンテンツとインテリジェントな自動化を組み合わせて生産性を向上させ、コンテンツの 360 度ビューを提供します。
- 高速な検索と取得: ユーザーはドキュメントを迅速かつ簡単に検索できるため、時間と労力を節約できます。
- ドキュメント作成の簡素化: テンプレート、ドキュメントの簡単な名前付けと保存、隠されたドキュメントやダーク データの検出を提供します。
- 自動化されたコンプライアンスとセキュリティ: 企業のポリシーと規制へのコンプライアンスを確保し、アクセス権と暗号化を通じてデータのセキュリティを提供します。
- シームレスなコラボレーション: ドキュメントの共同編集、コメント、注釈の追加を同時に行うことができます。
- 一般的なツールとの統合: Microsoft Teams、Salesforce、SharePoint、Outlook、およびその他の広く使用されているアプリケーションとの統合を提供します。
- AI を活用したプロセス: M-Files Aino などの AI を利用して、情報を整理し、文書のコンテキストを理解し、自然言語を使用して知識と対話します。
M-Files の自動化機能は、企業のポリシーや規制へのコンプライアンスを合理化し、厳格なアクセス権とエンタープライズ グレードの暗号化によってデータ セキュリティを確保し、ドキュメントの共同編集、コメント、注釈の同時作成によるシンプルなコラボレーションを可能にします。 M-Files は高度に構成可能なプラットフォーム上に構築されており、API、ソリューション テンプレート、サードパーティのアドインを通じて特定のビジネス ニーズを満たすように簡単にカスタマイズできます。
5. SharePoint AI
出典：マイクロソフト
Microsoft SharePoint は、強力なコラボレーションおよびドキュメント管理プラットフォームであり、AI テクノロジと統合すると、ワークフローを変革し、コラボレーションを強化し、組織の生産性を向上させます。 AI 機能を SharePoint に組み込むことで、企業はプロセスを自動化し、ドキュメント管理を合理化し、検索機能を向上させ、データから貴重な洞察を得ることができます。
SharePoint AI は、従業員が手作業を減らして生産性を向上させながら、よりスマートかつ迅速に働けるようにします。このプラットフォームは、インテリジェントなドキュメント管理、ワークフローの自動化、チャットボットの統合、予測分析などのさまざまな利点を提供し、組織が運用を最適化し、コラボレーションを強化し、今日の状況で競争力を維持できるようにします。高度なコンテンツ管理およびエクスペリエンス プラットフォームである SharePoint Premium は、コンテンツ エクスペリエンス、処理、ガバナンスに AI、自動化、セキュリティの強化をもたらし、組織がライフサイクル全体を通じて重要なコンテンツを管理および保護できるようにします。
SharePoint AI の主な機能:
- インテリジェントな文書管理: AI を活用した文書処理、文書からの情報の自動分類、抽出、タグ付けにより、効率の向上とワークフローの合理化が実現します。
- シミュレーションプロセス管理: AI によって強化されたワークフロー自動化は、履歴データを分析し、過去の決定から学習し、タスクとドキュメントのルーティングを自動化する際にインテリジェントな選択を行います。
- チャットボットの統合: SharePoint と統合された AI 搭載チャットボットにより、従業員は自然言語を通じてシステムと対話できるようになり、即座に回答とサポートを提供できます。
- 予測分析： AI を活用してデータを分析し、貴重な洞察を提供することで、組織がデータに基づいた意思決定を行い、時代の先を行くことができるようにします。
- 高度なコンテンツ管理: AI、自動化、コンテンツ エクスペリエンス、処理、ガバナンスに対するセキュリティの強化により、組織がライフサイクル全体にわたって重要なコンテンツを管理および保護できるようになります。
- 高価値ドキュメント ソリューション: 契約書、作業明細書、注文書、請求書などの高価値ドキュメントを処理するソリューションを提供します。
SharePoint AI のインテリジェントなドキュメント管理機能により、ドキュメントからの情報の自動分類、抽出、タグ付けが可能になり、効率の向上とワークフローの合理化につながります。このプラットフォームの予測分析機能は、AI を活用してデータを分析し、貴重な洞察を提供することで、組織がデータに基づいた意思決定を行い、時代の先を行くことを可能にします。
AI ドキュメント管理ソリューションでワークフローを合理化
今日のペースの速いビジネス環境において、AI を活用したドキュメント管理ソリューションは、ワークフローの合理化、コラボレーションの強化、生産性の向上を目指す組織にとって不可欠なツールとなっています。この記事で説明する AI ドキュメント管理ソリューションは、多様なビジネス ニーズに応えるために設計された幅広い機能を提供します。
インテリジェントなドキュメントの分類と抽出から既存のワークフローとのシームレスな統合に至るまで、これらのツールは AI の力を活用して、重要なビジネス ドキュメントの作成、保存、取得を簡素化します。これらのソリューションは、手動プロセスを自動化し、検索機能を改善し、貴重な洞察を提供することにより、組織が業務を最適化し、コストを削減し、より適切な意思決定を促進できるようにします。
