5 bestu gervigreindarskjalastjórnunarlausnir (júní 2024)

Á hröðu stafrænu tímum eru fyrirtæki stöðugt að leita að nýstárlegum lausnum til að hagræða skjalastjórnunarferlum sínum. Þar sem gervigreind (AI) heldur áfram að umbreyta ýmsum þáttum nútímastarfs, hafa gervigreind skjalastjórnunarkerfi komið fram sem leikbreytir, sem bjóða upp á óviðjafnanlega skilvirkni, nákvæmni og öryggi. Þessi verkfæri nýta kraftinn í vélanám, náttúrulega málvinnslu, og greindar sjálfvirkni til að einfalda gerð, geymslu og endurheimt mikilvægra viðskiptaskjala.

Allt frá greindri skjalaflokkun og útdrætti til óaðfinnanlegrar samþættingar við núverandi verkflæði, þessi bestu gervigreind skjalastjórnunarverkfæri bjóða upp á breitt úrval af eiginleikum sem eru hannaðir til að koma til móts við fjölbreyttar viðskiptaþarfir. Í þessari grein munum við kanna bestu gervigreindarskjalastjórnunarlausnirnar sem eru að endurskilgreina hvernig stofnanir meðhöndla stafrænar eignir sínar, sem gerir þér kleift að taka upplýsta ákvörðun þegar þú velur kjörinn vettvang fyrir skjalastjórnunarkröfur fyrirtækisins.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect er öflug skjalatöku og OCR (optical character recognition) hugbúnaðarlausn sem einfaldar ferlið við að taka, vinna og dreifa skjölum frá ýmsum aðilum. Hugbúnaðurinn er hannaður til að samþættast óaðfinnanlega við núverandi verkflæði og styður fjölbreytt úrval skjalategunda og heimilda, svo sem prentrekla, möppur, vefvafra og tölvupóstkerfi.

Með því að nýta gervigreind og vélanámstækni gerir DeskConnect sjálfvirkan gagnatökuferlið með því að þekkja og draga viðeigandi upplýsingar úr skjölum. Þessi eiginleiki dregur verulega úr þörf fyrir handvirka innslátt gagna, sparar tíma og lágmarkar hættu á villum. Háþróuð OCR-geta hugbúnaðarins tryggir mikla nákvæmni við vinnslu á rasteruðum skjölum, sem gerir það að áreiðanlegum valkostum fyrir fyrirtæki sem fást við fjölbreytt úrval skjalasniða.

FabSoft býður einnig upp á Document Companion með háþróaðri gervigreindarspjall samþættingu knúinn af ChatGPT. Þessi háþróaða aukning endurskilgreinir skjalastjórnun með því að einfalda innflutning og sameiningu skjala, bjóða upp á tafarlausan aðgang að gervigreindarknúnu spjalli fyrir skilvirka skjalagreiningu og tryggja nákvæmni með nýjustu OCR tækni.

Helstu eiginleikar FabSoft DeskConnect:

• Fjölhæfur stuðningur við skjöl: Tekur fyrir prentrekla, möppur, vafra, tölvupóstkerfi og fleira.
• Greindur gagnaútdráttur: Notar gervigreind og vélanám til að þekkja og vinna sjálfkrafa gögn úr skjölum.
• Frábær OCR árangur: Veitir leiðandi nákvæmni fyrir rasteruð skjöl.
• Straumlínulöguð skjaladreifing: Gerir sjálfvirkan skjalatöku og dreifingu í skýjalausnir eða staðbundnar lausnir, þar á meðal Microsoft OneDrive, SharePoint og Power Apps.
• Sérhannaðar API: Býður upp á notendavænt API sem gerir viðbætur kleift að stjórna afhendingu skjala og gera sjálfvirkar aðgerðir og skilaaðferðir.
• Öflugar öryggisráðstafanir: Innleiðir efstu öryggiseiginleika til að vernda skjalaleynd og takmarka aðgang að viðurkenndum notendum.

Notendavænt API FabSoft DeskConnect gerir fyrirtækjum kleift að búa til sérsniðin verkflæði og samþættingu, og fínstillir enn frekar skjalavinnslu og gagnaútdráttarferli. Öflugar öryggisráðstafanir hugbúnaðarins tryggja að viðkvæm skjöl séu trúnaðarmál og aðeins aðgengileg viðurkenndu starfsfólki.

Farðu á FabSoft →

2. DocuPhase

Heimild: DocuPhase

DocuPhase er alhliða skjalastjórnunarhugbúnaðarlausn sem er hönnuð til að hámarka skjalageymslu, skönnun, endurheimt og geymsluferli fyrir fyrirtæki af hvaða stærð sem er. Þessi vettvangur fer út fyrir getu einfalds stafræns skjalaskáps og býður upp á eiginleika sem stjórna, fylgjast með og ljúka áframhaldandi vinnu, sem eykur framleiðni verulega.

Einn af áberandi eiginleikum DocuPhase er AI-knúna gagnatöku og skjalasókn. Þessi snjöllu verkfæri einfalda ferlið við að draga mikilvægar upplýsingar úr ýmsum skjölum og sækja gögn úr gömlum skrám. AI-drifin virkni getur fljótt skannað í gegnum margra blaðsíðna skjöl, auðkennt og dregið út viðeigandi upplýsingar og þannig útrýmt þörfinni fyrir tímafreka handvirka leit. Ennfremur gerir gervigreind og vélanámsmöguleikar vettvangsins sjálfvirka skráaleiðingu og flokkun kleift, sem sparar notendum dýrmætan tíma og fyrirhöfn.

Helstu eiginleikar DocuPhase:

• AI-knúin gagnaupptaka: Greindur útdráttur nauðsynlegra upplýsinga úr fjölbreyttum skjölum.
• Skilvirk skjalasókn: Fljótleg og nákvæm öflun gagna úr gömlum skrám með því að nota háþróaða gervigreindargetu.
• Sjálfvirk skráaleiðing og flokkun: Gervigreind og vélanámsdrifin sjálfvirkni fyrir straumlínulagað skjalaskipulag.
• Óaðfinnanlegur samþætting: Samhæfni við algenga vettvanga, eins og ERP-kerfi (Enterprise Resource Planning), fyrir aukna fjölhæfni og minni dagskrárskipti.
• Örugg skýjalausn: Leiðandi viðmót til að geyma stafræn skjöl og koma í veg fyrir óþarfa pappírsvinnu.
• Ítarlegar leitaraðgerðir: Leitarorð og stillanleg leitartæki fyrir hraða endurheimt skjala.
• Notendavænt viðmót: Auðvelt að læra hugbúnað með leiðsögn fyrir hnökralausa innritun og samþættingu vinnuflæðis.

Samþættingarvænt eðli DocuPhase gerir það kleift að tengjast öðrum algengum kerfum óaðfinnanlega, svo sem ERP kerfi, sem gerir það að fjölhæfu tæki til að meðhöndla daglegan rekstur. Þessi samþætting dregur úr þeim tíma sem notendur eyða í að skipta á milli forrita og hagræða vinnuflæði þeirra. Skýtengd lausn hugbúnaðarins veitir öruggt og leiðandi viðmót til að geyma stafræn skjöl og útilokar í raun óþarfa pappírsvinnu.

Heimsæktu DocuPhase →

3. Fluix

Fluix er skjala- og verkflæðisstjórnunarvettvangur sem er fyrst fyrir farsíma sem er sérsniðinn fyrir vettvangsþjónustustjórnun. Þessi nýstárlega hugbúnaður gerir fyrirtækjum kleift að geyma og fá aðgang að mikilvægum skjölum og eyðublöðum á öruggan hátt innan miðlægrar geymslu. Með því að veita tæknimönnum og stjórnendum vettvangsþjónustu greiðan aðgang að nauðsynlegum skrám, jafnvel á stöðum með takmarkaða eða enga nettengingu, hagræðir Fluix fjarvinnu og eykur heildarframleiðni.

Einn af lykileiginleikum Fluix er sérsniðin verkflæði, sem stuðla að skilvirkum samskiptum og ábyrgð meðal liðsmanna. Vettvangurinn gerir rauntíma uppfærslur og tilkynningar um ný verkefni, breytingar eða mikilvæg skilaboð, sem tryggir að allir hagsmunaaðilar séu upplýstir og í takt. Sjálfvirk skráaleiðing og flokkunargeta Fluix dregur verulega úr handvirkri fyrirhöfn, sem gerir fyrirtækjum kleift að hámarka vinnuflæði sitt og auka skilvirkni.

Helstu eiginleikar Fluix:

• Mobile-First Hönnun: Fínstillt fyrir vettvangsþjónustustjórnun, sem gerir örugga skjalageymslu og aðgang á ferðinni kleift.
• Miðlæg skjalageymsla: Veitir eina, aðgengilega staðsetningu fyrir mikilvæg skjöl sem tengjast sviði.
• Sérsniðin verkflæði: Auðveldar samskipti og ábyrgð meðal liðsmanna með rauntímauppfærslum og tilkynningum.
• Óaðfinnanlegur samþætting: Samhæft við algenga vettvang eins og ERP kerfi, hagræðingu í daglegum rekstri og lágmarkar skiptingu á forritum.
• OCR tækni: Styður optíska stafigreiningu fyrir nákvæma umbreytingu textamynda í vélkóðaðan texta.
• AI Chat Eiginleiki: Keyrt af ChatGPT, býður upp á tafarlausan aðgang að skjalatengdum upplýsingum, sem útilokar handvirka leit.
• Notendavæn uppsetning: Einföld uppsetning á OpenAI Chat eiginleikanum í Document Companion.

Samþættingarvænni arkitektúr Fluix gerir honum kleift að tengjast óaðfinnanlega öðrum ríkjandi kerfum, svo sem ERP kerfi. Þessi samþætting gerir fyrirtækjum kleift að sinna daglegum rekstri á skilvirkari hátt og dregur úr þeim tíma sem fer í að skipta á milli forrita. Þar að auki styður Fluix OCR tækni, sem tryggir að gögn sem send eru til gervigreindarspjallsins séu nákvæm og yfirgripsmikil fyrir nákvæma greiningu.

Farðu á Fluix →

4. M-skrár

M-Files er greindur upplýsingastjórnunarvettvangur sem býður upp á snjallari nálgun við stjórnun efnis í gegnum allan lífsferil þess. Með því að tengja efni óaðfinnanlega og nýta snjalla sjálfvirkni, gerir M-Files þekkingarstarfsmönnum kleift að vera afkastameiri með því að koma réttum upplýsingum til rétta fólksins á réttum tíma.

Vettvangurinn veitir yfirgripsmikla sýn á efni í stofnuninni án þess að þurfa flókna og dýra flutning í eina geymslu. Stafræn skjalastjórnunarlausn M-Files státar af öflugum leitar- og endurheimtarmöguleikum, sem gerir notendum kleift að finna skjöl á fljótlegan og auðveldan hátt án þess að eyða tíma í að leita að röngum skrám eða eiga í erfiðleikum með að muna hvar eitthvað var geymt. Vettvangurinn einfaldar einnig gerð skjala með því að bjóða upp á sniðmát, auðveld nafngift og vistun og möguleika á að afhjúpa falin skjöl og dökk gögn með gervigreindartækni.

Helstu eiginleikar M-skráa:

• Snjall upplýsingastjórnun: Sameinar tengt efni og greindar sjálfvirkni til að auka framleiðni og veita 360 gráðu yfirsýn yfir efni.
• Fljótleg leit og endurheimt: Gerir notendum kleift að finna skjöl fljótt og auðveldlega, sem sparar tíma og fyrirhöfn.
• Skjalagerð einfölduð: Býður upp á sniðmát, auðveld nafngift og vistun skjala og uppgötvun falinna skjala og dökkra gagna.
• Sjálfvirkt samræmi og öryggi: Tryggir að farið sé að stefnum og reglum fyrirtækisins og veitir gagnaöryggi með aðgangsrétti og dulkóðun.
• Óaðfinnanlegur samvinna: Gerir kleift að skrifa samtímis, skrifa athugasemdir og skrifa athugasemdir við skjöl.
• Samþætting við vinsæl verkfæri: Býður upp á samþættingu við Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook og önnur mikið notuð forrit.
• AI-knúnir ferli: Notar gervigreind, eins og M-Files Aino, til að skipuleggja upplýsingar, skilja samhengi skjala og hafa samskipti við þekkingu með náttúrulegu tungumáli.

Sjálfvirknimöguleikar M-Files hagræða fylgni við stefnu og reglugerðir fyrirtækisins, tryggja gagnaöryggi með ströngum aðgangsrétti og dulkóðun fyrirtækja, og gera einfalda samvinnu með samhliða höfundum, athugasemdum og athugasemdum á skjölum. Byggt á mjög stillanlegum vettvangi er auðvelt að aðlaga M-Files til að mæta sérstökum viðskiptaþörfum í gegnum API, lausnasniðmát og viðbætur frá þriðja aðila.

Farðu á M-Files →

5. SharePoint AI

Heimild: Microsoft

Microsoft SharePoint er öflugur samstarfs- og skjalastjórnunarvettvangur sem, þegar hann er samþættur gervigreindartækni, umbreytir vinnuflæði, eykur samvinnu og eykur framleiðni fyrir stofnanir. Með því að fella gervigreindargetu inn í SharePoint geta fyrirtæki sjálfvirkt ferla, hagrætt skjalastjórnun, bætt leitarvirkni og fengið dýrmæta innsýn úr gögnum.

SharePoint AI gerir starfsmönnum kleift að vinna snjallara og hraðar á sama tíma og það dregur úr handvirkum viðleitni og eykur framleiðni. Vettvangurinn býður upp á ýmsa kosti, þar á meðal skynsamlega skjalastjórnun, sjálfvirkni verkflæðis, samþættingu spjallbotna og forspárgreiningar, sem gerir fyrirtækjum kleift að hámarka rekstur, auka samvinnu og vera samkeppnishæf í landslagi nútímans. SharePoint Premium, háþróaður efnisstjórnunar- og upplifunarvettvangur, færir gervigreind, sjálfvirkni og aukið öryggi í efnisupplifun, vinnslu og stjórnunarhætti, og hjálpar fyrirtækjum að stjórna og vernda mikilvægt efni allan lífsferil þess.

Helstu eiginleikar SharePoint AI:

• Greindur skjalastjórnun: Gervigreind skjalavinnsla, sjálfvirk flokkun, útdráttur og merking upplýsinga úr skjölum, sem leiðir til aukinnar skilvirkni og straumlínulagaðs vinnuflæðis.
• Workflow Automation: Sjálfvirkni verkflæðis með gervigreindum greinir söguleg gögn, lærir af fyrri ákvörðunum og tekur skynsamlegar ákvarðanir við að gera sjálfvirk verkefni og leiða skjöl.
• Chatbot samþætting: Gervigreindarspjallforrit sem eru samþætt SharePoint gera starfsmönnum kleift að hafa samskipti við kerfið í gegnum náttúrulegt tungumál og veita tafarlaus svör og stuðning.
• Sjálfvirk greining: Nýtir gervigreind til að greina gögn og veita dýrmæta innsýn, sem gerir fyrirtækjum kleift að taka gagnadrifnar ákvarðanir og vera á undan ferlinum.
• Ítarleg efnisstjórnun: Gervigreind, sjálfvirkni og aukið öryggi við efnisupplifun, vinnslu og stjórnun, sem hjálpar stofnunum að stjórna og vernda mikilvægt efni allan lífsferil þess.
• Mikilvægar skjalalausnir: Býður upp á lausnir til að vinna með verðmæt skjöl, svo sem samninga, vinnuyfirlit, pantanir og reikninga.

Snjöll skjalastjórnunargeta SharePoint gervigreind gerir kleift að flokka, draga út og merkja upplýsingar úr skjölum sjálfvirkt, sem leiðir til aukinnar skilvirkni og straumlínulagaðrar vinnuflæðis. Forspárgreiningarmöguleikar pallsins nýta gervigreind til að greina gögn og veita dýrmæta innsýn, sem gerir stofnunum kleift að taka gagnadrifnar ákvarðanir og vera á undan ferlinum.

Farðu á SharePoint AI →

Straumlínulagaðu vinnuflæðið þitt með AI skjalastjórnunarlausnum

Í hröðu viðskiptaumhverfi nútímans hafa gervigreindarlausnir skjalastjórnunar orðið nauðsynleg tæki fyrir stofnanir sem vilja hagræða vinnuflæði sitt, auka samvinnu og auka framleiðni. AI skjalastjórnunarlausnirnar sem fjallað er um í þessari grein bjóða upp á breitt úrval af eiginleikum og getu sem ætlað er að koma til móts við fjölbreyttar viðskiptaþarfir.

Allt frá snjöllri skjalaflokkun og útdrætti til óaðfinnanlegrar samþættingar við núverandi verkflæði, þessi verkfæri nýta kraft gervigreindar til að einfalda gerð, geymslu og endurheimt mikilvægra viðskiptaskjala. Með því að gera handvirka ferla sjálfvirka, bæta leitarvirkni og veita dýrmæta innsýn gera þessar lausnir fyrirtækjum kleift að hámarka rekstur sinn, draga úr kostnaði og knýja fram betri ákvarðanatöku.