Le 5 migliori soluzioni di gestione dei documenti basate sull'intelligenza artificiale (giugno 2024)

Nell’era digitale in rapida evoluzione, le aziende sono costantemente alla ricerca di soluzioni innovative per semplificare i processi di gestione dei documenti. Mentre l’intelligenza artificiale (AI) continua a trasformare vari aspetti del lavoro moderno, i sistemi di gestione dei documenti basati sull’intelligenza artificiale sono emersi come punto di svolta, offrendo efficienza, precisione e sicurezza senza precedenti. Questi strumenti sfruttano la potenza di apprendimento automatico, elaborazione del linguaggio naturalee automazione intelligente per semplificare la creazione, l'archiviazione e il recupero di documenti aziendali critici.

Dalla classificazione ed estrazione intelligente dei documenti alla perfetta integrazione con i flussi di lavoro esistenti, questi eccellenti strumenti di gestione dei documenti basati sull'intelligenza artificiale offrono un'ampia gamma di funzionalità progettate per soddisfare le diverse esigenze aziendali. In questo articolo esploreremo le migliori soluzioni di gestione dei documenti basate sull'intelligenza artificiale che stanno ridefinendo il modo in cui le organizzazioni gestiscono le proprie risorse digitali, consentendoti di prendere una decisione informata nella scelta della piattaforma ideale per i requisiti di gestione dei documenti della tua organizzazione.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect è una potente soluzione software per l'acquisizione di documenti e il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) che semplifica il processo di acquisizione, elaborazione e distribuzione di documenti da una varietà di fonti. Il software è progettato per integrarsi perfettamente con i flussi di lavoro esistenti, supportando un'ampia gamma di tipi di documenti e origini, come driver di stampa, cartelle, browser Web e sistemi di posta elettronica.

Sfruttando le tecnologie di intelligenza artificiale e machine learning, DeskConnect automatizza il processo di acquisizione dei dati riconoscendo ed estraendo informazioni rilevanti dai documenti. Questa funzionalità riduce significativamente la necessità di immissione manuale dei dati, risparmiando tempo e minimizzando il rischio di errori. Le funzionalità OCR avanzate del software garantiscono un'elevata precisione durante l'elaborazione di documenti rasterizzati, rendendolo una scelta affidabile per le aziende che devono gestire una vasta gamma di formati di documenti.

FabSoft offre anche un Document Companion con un'integrazione avanzata di AI Chat basata su ChatGPT. Questo miglioramento all'avanguardia ridefinisce la gestione dei documenti semplificando l'importazione e l'unione dei documenti, offrendo accesso immediato alla chat basata sull'intelligenza artificiale per un'analisi efficiente dei documenti e garantendo precisione con la tecnologia OCR all'avanguardia.

Caratteristiche principali di FabSoft DeskConnect:

• Supporto documenti versatile: Può ospitare driver di stampa, cartelle, browser Web, sistemi di posta elettronica e altro ancora.
• Estrazione intelligente dei dati: Utilizza l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico per riconoscere ed estrarre automaticamente i dati dai documenti.
• Prestazioni OCR superiori: Fornisce una precisione leader del settore per i documenti rasterizzati.
• Distribuzione semplificata dei documenti: Automatizza l'acquisizione e la distribuzione dei documenti su soluzioni cloud o locali, tra cui Microsoft OneDrive, SharePoint e Power Apps.
• API personalizzabile: Offre un'API intuitiva che consente ai plug-in di controllare la consegna dei documenti e automatizzare azioni e metodi di invio.
• Robuste misure di sicurezza: Implementa funzionalità di sicurezza di alto livello per proteggere la riservatezza dei documenti e limitare l'accesso agli utenti autorizzati.

L'API intuitiva di FabSoft DeskConnect consente alle aziende di creare flussi di lavoro e integrazioni personalizzati, ottimizzando ulteriormente i processi di elaborazione dei documenti e di estrazione dei dati. Le robuste misure di sicurezza del software garantiscono che i documenti sensibili rimangano riservati e accessibili solo al personale autorizzato.

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2. DocuFase

Fonte: DocuPhase

DocuPhase è una soluzione software onnicomprensiva per la gestione dei documenti progettata per ottimizzare i processi di archiviazione, scansione, recupero e archiviazione dei documenti per aziende di qualsiasi dimensione. Questa piattaforma va oltre le capacità di un semplice schedario digitale, offrendo funzionalità che gestiscono, tracciano e completano il lavoro in corso, aumentando significativamente la produttività.

Una delle caratteristiche più straordinarie di DocuPhase è la capacità di acquisizione dati e recupero di documenti basata sull'intelligenza artificiale. Questi strumenti intelligenti semplificano il processo di estrazione di informazioni cruciali da vari documenti e di recupero di dati da vecchi file. La funzionalità basata sull'intelligenza artificiale può scansionare rapidamente documenti multipagina, identificando ed estraendo informazioni rilevanti, eliminando così la necessità di lunghe ricerche manuali. Inoltre, le funzionalità di intelligenza artificiale e apprendimento automatico della piattaforma consentono il routing e l'indicizzazione automatici dei file, facendo risparmiare agli utenti tempo e fatica preziosi.

Caratteristiche principali di DocuPhase:

• Acquisizione dati basata sull'intelligenza artificiale: Estrazione intelligente di informazioni essenziali da diversi documenti.
• Recupero efficiente dei documenti: Recupero rapido e accurato dei dati da vecchi file utilizzando funzionalità AI avanzate.
• Instradamento e indicizzazione automatici dei file: Automazione basata sull'intelligenza artificiale e sull'apprendimento automatico per un'organizzazione semplificata dei documenti.
• Integrazione senza problemi: Compatibilità con piattaforme comuni, come i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning), per una maggiore versatilità e una riduzione del cambio di programma.
• Soluzione sicura basata sul cloud: Interfaccia intuitiva per archiviare documenti digitali ed eliminare pratiche burocratiche non necessarie.
• Funzioni di ricerca avanzata: Parole chiave e strumenti di ricerca configurabili per il recupero rapido dei documenti.
• Interfaccia intuitiva: Software di facile apprendimento con formazione guidata per un onboarding e un'integrazione fluida del flusso di lavoro.

La natura favorevole all'integrazione di DocuPhase gli consente di connettersi perfettamente con altre piattaforme comuni, come i sistemi ERP, rendendolo uno strumento versatile per la gestione delle operazioni quotidiane. Questa integrazione riduce il tempo che gli utenti impiegano per passare da un programma all'altro, ottimizzando il flusso di lavoro. La soluzione basata su cloud del software fornisce un'interfaccia sicura e intuitiva per l'archiviazione di documenti digitali, eliminando in modo efficace la documentazione non necessaria.

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3. Flusso

Fluix è una piattaforma di gestione dei documenti e dei flussi di lavoro mobile-first su misura per la gestione dei servizi sul campo. Questo software innovativo consente alle aziende di archiviare e accedere in modo sicuro a documenti e moduli critici all'interno di un archivio centralizzato. Fornendo ai tecnici e ai manager dell'assistenza sul campo un facile accesso ai file essenziali, anche in luoghi con connettività Internet limitata o assente, Fluix semplifica il lavoro remoto e migliora la produttività complessiva.

Una delle caratteristiche principali di Fluix sono i suoi flussi di lavoro personalizzati, che favoriscono una comunicazione efficace e la responsabilità tra i membri del team. La piattaforma consente aggiornamenti e notifiche in tempo reale per nuove attività, modifiche o messaggi importanti, garantendo che tutte le parti interessate rimangano informate e allineate. Le funzionalità di routing e indicizzazione automatica dei file di Fluix riducono significativamente lo sforzo manuale, consentendo alle aziende di ottimizzare i propri flussi di lavoro e aumentare l'efficienza.

Caratteristiche principali di Fluix:

• Progettazione mobile-first: Ottimizzato per la gestione dell'assistenza sul campo, consentendo l'archiviazione sicura dei documenti e l'accesso in movimento.
• Repository centralizzato dei documenti: Fornisce un'unica posizione facilmente accessibile per i documenti critici relativi al settore.
• Flussi di lavoro personalizzati: Facilita la comunicazione e la responsabilità tra i membri del team attraverso aggiornamenti e notifiche in tempo reale.
• Integrazione senza problemi: Compatibile con piattaforme comuni come i sistemi ERP, semplificando le operazioni quotidiane e riducendo al minimo il cambio di programma.
• Tecnologia OCR: Supporta il riconoscimento ottico dei caratteri per una conversione accurata delle immagini di testo in testo codificato automaticamente.
• Funzionalità di chat AI: Basato su ChatGPT, offre accesso immediato alle informazioni relative ai documenti, eliminando le ricerche manuali.
• Configurazione intuitiva: Configurazione semplice della funzionalità OpenAI Chat in Document Companion.

L'architettura di facile integrazione di Fluix gli consente di connettersi perfettamente con altre piattaforme prevalenti, come i sistemi ERP. Questa integrazione consente alle aziende di gestire le operazioni quotidiane in modo più efficiente e riduce il tempo impiegato nel passaggio da un programma all'altro. Inoltre, Fluix supporta la tecnologia OCR, garantendo che i dati trasmessi alla funzione di chat AI siano accurati e completi per un'analisi dettagliata.

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4. M-File

M-Files è una piattaforma di gestione intelligente delle informazioni che offre un approccio più intelligente alla gestione dei contenuti durante il loro intero ciclo di vita. Collegando perfettamente i contenuti e sfruttando l'automazione intelligente, M-Files consente ai lavoratori della conoscenza di essere più produttivi fornendo le informazioni giuste alle persone giuste al momento giusto.

La piattaforma offre una visione completa dei contenuti in tutta l'organizzazione senza richiedere una migrazione complessa e costosa verso un unico repository. La soluzione di gestione dei documenti digitali di M-Files vanta potenti funzionalità di ricerca e recupero, consentendo agli utenti di individuare rapidamente e facilmente i documenti senza perdere tempo a cercare file smarriti o faticare a ricordare dove è stato archiviato qualcosa. La piattaforma semplifica inoltre la creazione di documenti offrendo modelli, funzionalità di facile denominazione e salvataggio e la possibilità di scoprire documenti nascosti e dati oscuri attraverso la tecnologia abilitata all'intelligenza artificiale.

Caratteristiche principali di M-Files:

• Gestione intelligente delle informazioni: Combina contenuti connessi e automazione intelligente per aumentare la produttività e fornire una visione a 360 gradi dei contenuti.
• Ricerca e recupero rapidi: Consente agli utenti di trovare i documenti in modo rapido e semplice, risparmiando tempo e fatica.
• Creazione di documenti semplificata: Offre modelli, facile denominazione e salvataggio dei documenti e scoperta di documenti nascosti e dati oscuri.
• Conformità e sicurezza automatizzate: Garantisce la conformità alle politiche e alle normative aziendali e fornisce la sicurezza dei dati attraverso diritti di accesso e crittografia.
• Collaborazione perfetta: Consente la creazione condivisa, i commenti e l'annotazione dei documenti contemporaneamente.
• Integrazione con strumenti popolari: Offre l'integrazione con Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook e altre applicazioni ampiamente utilizzate.
• Processi basati sull'intelligenza artificiale: Utilizza l'intelligenza artificiale, come M-Files Aino, per organizzare le informazioni, comprendere il contesto del documento e interagire con la conoscenza utilizzando il linguaggio naturale.

Le funzionalità di automazione di M-Files semplificano la conformità alle politiche e alle normative aziendali, garantiscono la sicurezza dei dati attraverso rigorosi diritti di accesso e crittografia di livello aziendale e consentono una collaborazione semplice attraverso la creazione condivisa, i commenti e l'annotazione dei documenti contemporaneamente. Costruito su una piattaforma altamente configurabile, M-Files può essere facilmente personalizzato per soddisfare esigenze aziendali specifiche tramite API, modelli di soluzioni e componenti aggiuntivi di terze parti.

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5. IA di SharePoint

Fonte: Microsoft

Microsoft SharePoint è una potente piattaforma di collaborazione e gestione dei documenti che, se integrata con le tecnologie di intelligenza artificiale, trasforma i flussi di lavoro, migliora la collaborazione e aumenta la produttività delle organizzazioni. Incorporando le funzionalità di intelligenza artificiale in SharePoint, le aziende possono automatizzare i processi, semplificare la gestione dei documenti, migliorare la funzionalità di ricerca e ottenere informazioni preziose dai dati.

L'intelligenza artificiale di SharePoint consente ai dipendenti di lavorare in modo più intelligente e veloce riducendo gli sforzi manuali e migliorando la produttività. La piattaforma offre vari vantaggi, tra cui la gestione intelligente dei documenti, l'automazione del flusso di lavoro, l'integrazione di chatbot e l'analisi predittiva, consentendo alle organizzazioni di ottimizzare le operazioni, migliorare la collaborazione e rimanere competitive nel panorama odierno. SharePoint Premium, la piattaforma avanzata di gestione ed esperienze dei contenuti, offre intelligenza artificiale, automazione e maggiore sicurezza alle esperienze, all'elaborazione e alla governance dei contenuti, aiutando le organizzazioni a gestire e proteggere i contenuti critici durante tutto il loro ciclo di vita.

Caratteristiche principali dell'intelligenza artificiale di SharePoint:

• Gestione intelligente dei documenti: Elaborazione dei documenti basata sull'intelligenza artificiale, classificazione automatica, estrazione e tag delle informazioni dai documenti, con conseguente miglioramento dell'efficienza e flussi di lavoro semplificati.
• Automazione dei flussi di lavoro: L'automazione del flusso di lavoro potenziata dall'intelligenza artificiale analizza i dati storici, apprende dalle decisioni passate e fa scelte intelligenti nell'automazione delle attività e nell'instradamento dei documenti.
• Integrazione con Chatbot: I chatbot basati sull'intelligenza artificiale integrati con SharePoint consentono ai dipendenti di interagire con il sistema attraverso il linguaggio naturale, fornendo risposte e supporto immediati.
• Analisi predittiva: Sfrutta l'intelligenza artificiale per analizzare i dati e fornire insight preziosi, consentendo alle organizzazioni di prendere decisioni basate sui dati e rimanere al passo con i tempi.
• Gestione avanzata dei contenuti: Intelligenza artificiale, automazione e maggiore sicurezza per esperienze, elaborazione e governance dei contenuti, aiutando le organizzazioni a gestire e proteggere i contenuti critici durante tutto il loro ciclo di vita.
• Soluzioni per documenti di alto valore: offre soluzioni per lavorare con documenti di alto valore, come contratti, dichiarazioni di lavoro, ordini e fatture.

Le funzionalità di gestione intelligente dei documenti di SharePoint AI consentono la classificazione, l'estrazione e il tagging automatico delle informazioni dai documenti, con conseguente miglioramento dell'efficienza e flussi di lavoro semplificati. Le funzionalità di analisi predittiva della piattaforma sfruttano l'intelligenza artificiale per analizzare i dati e fornire informazioni preziose, consentendo alle organizzazioni di prendere decisioni basate sui dati e rimanere al passo con i tempi.

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Semplifica il tuo flusso di lavoro con le soluzioni di gestione dei documenti AI

Nell'ambiente aziendale in rapida evoluzione di oggi, le soluzioni di gestione dei documenti basate sull'intelligenza artificiale sono diventate strumenti essenziali per le organizzazioni che desiderano semplificare i propri flussi di lavoro, migliorare la collaborazione e aumentare la produttività. Le soluzioni di gestione dei documenti basate sull'intelligenza artificiale discusse in questo articolo offrono un'ampia gamma di funzionalità e funzionalità progettate per soddisfare le diverse esigenze aziendali.

Dalla classificazione ed estrazione intelligente dei documenti all'integrazione perfetta con i flussi di lavoro esistenti, questi strumenti sfruttano la potenza dell'intelligenza artificiale per semplificare la creazione, l'archiviazione e il recupero di documenti aziendali critici. Automatizzando i processi manuali, migliorando la funzionalità di ricerca e fornendo informazioni preziose, queste soluzioni consentono alle organizzazioni di ottimizzare le proprie operazioni, ridurre i costi e favorire un migliore processo decisionale.