Best Of
Les 5 millors solucions de gestió de documents d'IA (juny de 2024)
Unite.AI està compromès amb estàndards editorials rigorosos. És possible que rebem una compensació quan feu clic als enllaços als productes que revisem. Si us plau, consulteu el nostre divulgació dels afiliats.
En l'era digital trepidant, les empreses busquen constantment solucions innovadores per racionalitzar els seus processos de gestió documental. A mesura que la intel·ligència artificial (IA) continua transformant diversos aspectes del treball modern, els sistemes de gestió de documents basats en intel·ligència artificial han sorgit com a canvis de joc, oferint una eficiència, precisió i seguretat inigualables. Aquestes eines aprofiten el poder de aprenentatge automàtic, processament del llenguatge natural, i automatització intel·ligent per simplificar la creació, l'emmagatzematge i la recuperació de documents empresarials crítics.
Des de la classificació i extracció de documents intel·ligents fins a la integració perfecta amb els fluxos de treball existents, aquestes eines de gestió de documents d'IA ofereixen una àmplia gamma de funcions dissenyades per satisfer les necessitats empresarials diverses. En aquest article, explorarem les millors solucions de gestió de documents d'IA que estan redefinint la manera com les organitzacions gestionen els seus actius digitals, la qual cosa us permetrà prendre una decisió informada a l'hora de seleccionar la plataforma ideal per als requisits de gestió de documents de la vostra organització.
1. FabSoft DeskConnect
FabSoft DeskConnect és una potent solució de programari de captura de documents i reconeixement òptic de caràcters (OCR) que simplifica el procés de captura, processament i distribució de documents des de diverses fonts. El programari està dissenyat per integrar-se perfectament amb els fluxos de treball existents, admet una àmplia gamma de tipus de documents i fonts, com ara controladors d'impressió, carpetes, navegadors web i sistemes de correu electrònic.
Aprofitant la intel·ligència artificial i les tecnologies d'aprenentatge automàtic, DeskConnect automatitza el procés de captura de dades reconeixent i extrent informació rellevant dels documents. Aquesta característica redueix significativament la necessitat d'introduir dades manualment, estalviant temps i minimitzant el risc d'errors. Les capacitats avançades d'OCR del programari garanteixen una gran precisió a l'hora de processar documents rasteritzats, cosa que el converteix en una opció fiable per a les empreses que tracten amb una àmplia gamma de formats de documents.
FabSoft també ofereix un Document Companion amb una integració avançada de AI Chat impulsada per ChatGPT. Aquesta millora d'avantguarda redefineix la gestió de documents simplificant la importació i la fusió de documents, oferint accés instantani al xat amb intel·ligència artificial per a una anàlisi eficient de documents i assegurant la precisió amb la tecnologia OCR d'última generació.
Característiques principals de FabSoft DeskConnect:
- Suport versàtil per a documents: Admet controladors d'impressió, carpetes, navegadors web, sistemes de correu electrònic i molt més.
- Extracció intel·ligent de dades: Utilitza IA i aprenentatge automàtic per reconèixer i extreure dades automàticament dels documents.
- Rendiment OCR superior: Proporciona una precisió líder del sector per a documents rasteritzats.
- Distribució simplificada de documents: Automatitza la captura i distribució de documents al núvol o solucions locals, com ara Microsoft OneDrive, SharePoint i Power Apps.
- API personalitzable: Ofereix una API fàcil d'utilitzar que permet als connectors controlar l'entrega de documents i automatitzar accions i mètodes d'enviament.
- Mesures de seguretat sòlides: Implementa funcions de seguretat de primer nivell per protegir la confidencialitat dels documents i restringir l'accés als usuaris autoritzats.
L'API fàcil d'utilitzar de FabSoft DeskConnect permet a les empreses crear fluxos de treball i integracions personalitzades, optimitzant encara més el processament de documents i els processos d'extracció de dades. Les solides mesures de seguretat del programari garanteixen que els documents sensibles siguin confidencials i només accessibles per al personal autoritzat.
2. DocuPhase
Font: DocuPhase
DocuPhase és una solució integral de programari de gestió de documents dissenyada per optimitzar els processos d'emmagatzematge, escaneig, recuperació i arxiu de documents per a empreses de qualsevol mida. Aquesta plataforma va més enllà de les capacitats d'un simple arxivador digital, oferint funcions que gestionen, rastregen i completen el treball en curs, augmentant significativament la productivitat.
Una de les característiques més destacades de DocuPhase és la seva capacitat de captura de dades i recuperació de documents amb intel·ligència artificial. Aquestes eines intel·ligents simplifiquen el procés d'extracció d'informació crucial de diversos documents i recuperació de dades dels fitxers antics. La funcionalitat basada en IA pot escanejar ràpidament documents de diverses pàgines, identificar i extreure informació rellevant, eliminant així la necessitat de cerques manuals que consumeixen molt de temps. A més, les capacitats d'IA i d'aprenentatge automàtic de la plataforma permeten l'encaminament i la indexació automàtica de fitxers, estalviant als usuaris temps i esforços valuosos.
Característiques principals de DocuPhase:
- Captura de dades amb IA: Extracció intel·ligent d'informació essencial de diversos documents.
- Recuperació eficient de documents: Recuperació ràpida i precisa de dades dels fitxers antics mitjançant capacitats avançades d'IA.
- Encaminament i indexació automàtica de fitxers: Automatització basada en IA i aprenentatge automàtic per a una organització de documents racionalitzada.
- Integració perfecta: Compatibilitat amb plataformes comunes, com ara sistemes de planificació de recursos empresarials (ERP), per a una versatilitat millorada i una reducció del canvi de programa.
- Solució segura basada en el núvol: Interfície intuïtiva per emmagatzemar documents digitals i eliminar tràmits innecessaris.
- Funcions de cerca avançada: Paraula clau i eines de cerca configurables per a una ràpida recuperació de documents.
- Interfície fàcil d'utilitzar: Programari fàcil d'aprendre amb formació guiada per a una integració fluida i una integració del flux de treball.
La naturalesa fàcil d'integrar de DocuPhase li permet connectar-se perfectament amb altres plataformes comunes, com ara sistemes ERP, el que el converteix en una eina versàtil per gestionar les operacions del dia a dia. Aquesta integració redueix el temps que els usuaris dediquen a canviar entre programes, racionalitzant el seu flux de treball. La solució basada en núvol del programari proporciona una interfície segura i intuïtiva per emmagatzemar documents digitals, eliminant de manera efectiva la paperassa innecessària.
3. Fluix
Fluix és una plataforma de gestió de fluxos de treball i documents per a mòbils adaptada per a la gestió de serveis de camp. Aquest programari innovador permet a les empreses emmagatzemar i accedir de manera segura a documents i formularis crítics dins d'un dipòsit centralitzat. En proporcionar als tècnics i gestors del servei de camp un accés fàcil als fitxers essencials, fins i tot en ubicacions amb connexió a Internet limitada o sense, Fluix agilitza el treball remot i millora la productivitat general.
Una de les característiques clau de Fluix són els seus fluxos de treball personalitzats, que fomenten una comunicació eficaç i la responsabilitat entre els membres de l'equip. La plataforma permet actualitzacions i notificacions en temps real de noves tasques, canvis o missatges importants, assegurant que totes les parts interessades es mantinguin informades i alineades. Les capacitats d'enrutament i indexació automàtica de fitxers de Fluix redueixen significativament l'esforç manual, permetent a les empreses optimitzar els seus fluxos de treball i augmentar l'eficiència.
Característiques principals de Fluix:
- Disseny Mobile-First: Optimitzat per a la gestió del servei de camp, que permet l'emmagatzematge segur de documents i l'accés des de qualsevol lloc.
- Repositori de documents centralitzat: Proporciona una ubicació única i fàcilment accessible per a documents crítics relacionats amb el camp.
- Fluxos de treball personalitzats: Facilita la comunicació i la responsabilitat entre els membres de l'equip mitjançant actualitzacions i notificacions en temps real.
- Integració perfecta: Compatible amb plataformes comunes com els sistemes ERP, racionalitzant les operacions del dia a dia i minimitzant el canvi de programa.
- Tecnologia OCR: Admet el reconeixement òptic de caràcters per a una conversió precisa d'imatges de text en text codificat per màquina.
- Funció de xat AI: Desenvolupat per ChatGPT, ofereix accés instantani a la informació relacionada amb el document, eliminant les cerques manuals.
- Configuració fàcil d'utilitzar: Configuració senzilla de la funció de xat d'OpenAI a Document Companion.
L'arquitectura fàcil d'integrar de Fluix li permet connectar-se perfectament amb altres plataformes predominants, com ara sistemes ERP. Aquesta integració permet a les empreses gestionar les operacions diàries de manera més eficient i redueix el temps dedicat a canviar entre programes. A més, Fluix admet la tecnologia OCR, assegurant que les dades transmeses a la funció de xat AI siguin precises i completes per a una anàlisi detallada.
4. Fitxers M
M-Files és una plataforma intel·ligent de gestió d'informació que ofereix un enfocament més intel·ligent per gestionar el contingut durant tot el seu cicle de vida. En connectar el contingut de manera perfecta i aprofitar l'automatització intel·ligent, M-Files permet als treballadors del coneixement ser més productius proporcionant la informació adequada a les persones adequades en el moment adequat.
La plataforma ofereix una visió completa del contingut de l'organització sense requerir una migració complexa i costosa a un únic repositori. La solució de gestió de documents digitals de M-Files compta amb potents capacitats de cerca i recuperació, que permeten als usuaris localitzar documents de manera ràpida i senzilla sense perdre el temps buscant fitxers fora de lloc o lluitar per recordar on es va emmagatzemar alguna cosa. La plataforma també simplifica la creació de documents oferint plantilles, funcionalitats fàcils de nomenar i desar, i la possibilitat de descobrir documents ocults i dades fosques mitjançant la tecnologia habilitada per IA.
Característiques principals de M-Files:
- Gestió intel·ligent de la informació: Combina contingut connectat i automatització intel·ligent per augmentar la productivitat i oferir una visió de 360 graus del contingut.
- Cerca i recuperació ràpida: Permet als usuaris trobar documents de manera ràpida i senzilla, estalviant temps i esforç.
- Creació de documents simplificada: Ofereix plantilles, anomenar i desar documents fàcilment i descobrir documents ocults i dades fosques.
- Compliment i seguretat automatitzats: Assegura el compliment de les polítiques i regulacions de l'empresa i proporciona seguretat de les dades mitjançant drets d'accés i xifratge.
- Col·laboració perfecta: Permet escriure, comentar i anotar documents simultàniament.
- Integració amb eines populars: Ofereix integració amb Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook i altres aplicacions molt utilitzades.
- Processos impulsats per IA: Utilitza IA, com ara M-Files Aino, per organitzar la informació, entendre el context del document i interactuar amb el coneixement mitjançant el llenguatge natural.
Les capacitats d'automatització de M-Files agilitzen el compliment de les polítiques i les regulacions de l'empresa, garanteixen la seguretat de les dades mitjançant drets d'accés estrictes i xifratge de nivell empresarial i permeten una col·laboració senzilla mitjançant la co-autorització, comentaris i anotacions de documents simultàniament. Construït sobre una plataforma altament configurable, M-Files es pot personalitzar fàcilment per satisfer necessitats empresarials específiques mitjançant API, plantilles de solució i complements de tercers.
5. IA de SharePoint
Font: Microsoft
Microsoft SharePoint és una potent plataforma de col·laboració i gestió de documents que, quan s'integra amb tecnologies d'IA, transforma els fluxos de treball, millora la col·laboració i augmenta la productivitat de les organitzacions. En incorporar capacitats d'IA a SharePoint, les empreses poden automatitzar processos, racionalitzar la gestió de documents, millorar la funcionalitat de cerca i obtenir informació valuosa de les dades.
La IA de SharePoint permet als empleats treballar de manera més intel·ligent i ràpida alhora que redueixen els esforços manuals i milloren la productivitat. La plataforma ofereix diversos avantatges, com ara la gestió intel·ligent de documents, l'automatització del flux de treball, la integració de chatbots i l'anàlisi predictiva, que permeten a les organitzacions optimitzar les operacions, millorar la col·laboració i mantenir-se competitives en el panorama actual. SharePoint Premium, la plataforma avançada de gestió i experiències de contingut, aporta intel·ligència artificial, automatització i seguretat addicional a les experiències de contingut, el processament i la governança, ajudant les organitzacions a gestionar i protegir el contingut crític al llarg del seu cicle de vida.
Característiques clau de SharePoint AI:
- Gestió intel·ligent de documents: Processament de documents amb intel·ligència artificial, classificació, extracció i etiquetatge automàtics de la informació dels documents, que permeten millorar l'eficiència i simplificar els fluxos de treball.
- Automatització del flux de treball: L'automatització del flux de treball millorada amb intel·ligència artificial analitza les dades històriques, aprèn de decisions passades i pren decisions intel·ligents per automatitzar tasques i enrutar documents.
- Integració de Chatbot: Els chatbots amb intel·ligència artificial integrats amb SharePoint permeten als empleats interactuar amb el sistema mitjançant un llenguatge natural, proporcionant respostes instantànies i suport.
- Anàlisi predictiu: Aprofita la IA per analitzar dades i proporcionar informació valuosa, cosa que permet a les organitzacions prendre decisions basades en dades i mantenir-se al capdavant de la corba.
- Gestió avançada de continguts: Intel·ligència artificial, automatització i seguretat afegida a les experiències de contingut, processament i govern, ajudant les organitzacions a gestionar i protegir el contingut crític durant tot el seu cicle de vida.
- Solucions documentals d'alt valor: ofereix solucions per treballar amb documents d'alt valor, com ara contractes, estats de treball, comandes i factures.
Les capacitats intel·ligents de gestió de documents de SharePoint AI permeten la classificació, l'extracció i l'etiquetatge automàtics de la informació dels documents, la qual cosa condueix a una millora de l'eficiència i als fluxos de treball racionalitzats. Les capacitats d'anàlisi predictiva de la plataforma aprofiten la IA per analitzar dades i proporcionar informació valuosa, cosa que permet a les organitzacions prendre decisions basades en dades i mantenir-se al capdavant de la corba.
Optimitzeu el vostre flux de treball amb les solucions de gestió de documents d'IA
En l'entorn empresarial de ritme ràpid actual, les solucions de gestió de documents impulsades per IA s'han convertit en eines essencials per a les organitzacions que busquen racionalitzar els seus fluxos de treball, millorar la col·laboració i augmentar la productivitat. Les solucions de gestió de documents d'IA que es discuteixen en aquest article ofereixen una àmplia gamma de funcions i capacitats dissenyades per satisfer les necessitats empresarials diverses.
Des de la classificació i extracció de documents intel·ligents fins a la integració perfecta amb els fluxos de treball existents, aquestes eines aprofiten el poder de la IA per simplificar la creació, l'emmagatzematge i la recuperació de documents empresarials crítics. En automatitzar els processos manuals, millorar la funcionalitat de cerca i proporcionar informació valuosa, aquestes solucions permeten a les organitzacions optimitzar les seves operacions, reduir costos i impulsar una millor presa de decisions.
