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5가지 최고의 AI 문서 관리 솔루션(2024년 XNUMX월)

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빠르게 변화하는 디지털 시대에 기업은 문서 관리 프로세스를 간소화하기 위한 혁신적인 솔루션을 끊임없이 찾고 있습니다. 인공 지능(AI)이 현대 업무의 다양한 측면을 지속적으로 변화시키면서 AI 기반 문서 관리 시스템은 비교할 수 없는 효율성, 정확성 및 보안을 제공하는 획기적인 요소로 등장했습니다. 이 도구는 기계 학습, 자연어 처리및 지능형 자동화를 통해 중요한 비즈니스 문서의 생성, 저장 및 검색을 단순화합니다.

지능형 문서 분류 및 추출부터 기존 워크플로와의 원활한 통합에 이르기까지 이러한 최고의 AI 문서 관리 도구는 다양한 비즈니스 요구 사항을 충족하도록 설계된 다양한 기능을 제공합니다. 이 기사에서는 조직이 디지털 자산을 처리하는 방식을 재정의하고 조직의 문서 관리 요구 사항에 맞는 이상적인 플랫폼을 선택할 때 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있도록 지원하는 최고의 AI 문서 관리 솔루션을 살펴보겠습니다.

1. FabSoft DeskConnect

DeskConnect - 완벽한 문서 캡처 솔루션

FabSoft DeskConnect는 다양한 소스의 문서 캡처, 처리 및 배포 프로세스를 단순화하는 강력한 문서 캡처 및 광학 문자 인식(OCR) 소프트웨어 솔루션입니다. 이 소프트웨어는 기존 작업 흐름과 원활하게 통합되도록 설계되어 인쇄 드라이버, 폴더, 웹 브라우저 및 이메일 시스템과 같은 광범위한 문서 유형 및 소스를 지원합니다.

AI 및 기계 학습 기술을 활용하는 DeskConnect는 문서에서 관련 정보를 인식하고 추출하여 데이터 캡처 프로세스를 자동화합니다. 이 기능은 수동 데이터 입력의 필요성을 크게 줄여 시간을 절약하고 오류 위험을 최소화합니다. 이 소프트웨어의 고급 OCR 기능은 래스터화된 문서를 처리할 때 높은 정확성을 보장하므로 다양한 문서 형식을 다루는 기업에 신뢰할 수 있는 선택입니다.

FabSoft는 또한 ChatGPT가 제공하는 고급 AI 채팅 통합 기능을 갖춘 문서 도우미를 제공합니다. 이 최첨단 개선 사항은 문서 가져오기 및 병합을 단순화하고, 효율적인 문서 분석을 위해 AI 기반 채팅에 대한 즉각적인 액세스를 제공하고, 최첨단 OCR 기술로 정확성을 보장함으로써 문서 관리를 재정의합니다.

FabSoft DeskConnect의 주요 기능:

  • 다양한 문서 지원: 인쇄 드라이버, 폴더, 웹 브라우저, 이메일 시스템 등을 수용합니다.
  • 지능형 데이터 추출: AI와 머신러닝을 활용해 문서에서 데이터를 자동으로 인식하고 추출합니다.
  • 뛰어난 OCR 성능: 래스터화된 문서에 대해 업계 최고의 정확성을 제공합니다.
  • 효율적인 문서 배포: Microsoft OneDrive, SharePoint 및 Power Apps를 포함한 클라우드 또는 온프레미스 솔루션에 대한 문서 캡처 및 배포를 자동화합니다.
  • 맞춤형 API: 플러그인을 통해 문서 전달을 제어하고 작업 및 제출 방법을 자동화할 수 있는 사용자 친화적인 API를 제공합니다.
  • 강력한 보안 조치: 문서 기밀을 보호하고 승인된 사용자의 액세스를 제한하는 최고 수준의 보안 기능을 구현합니다.

FabSoft DeskConnect의 사용자 친화적인 API는 기업이 맞춤형 워크플로우 및 통합을 생성하고 문서 처리 및 데이터 추출 프로세스를 더욱 최적화할 수 있도록 지원합니다. 소프트웨어의 강력한 보안 조치는 중요한 문서의 기밀을 유지하고 승인된 직원만 액세스할 수 있도록 보장합니다.

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2. 도큐페이즈

출처: DocuPhase

DocuPhase는 모든 규모의 기업을 위해 문서 저장, 스캔, 검색 및 보관 프로세스를 최적화하도록 설계된 포괄적인 문서 관리 소프트웨어 솔루션입니다. 이 플랫폼은 단순한 디지털 파일 캐비닛의 기능을 뛰어넘어 지속적인 작업을 관리, 추적 및 완료하는 기능을 제공하여 생산성을 크게 향상시킵니다.

DocuPhase의 뛰어난 기능 중 하나는 AI 기반 데이터 캡처 및 문서 검색 기능입니다. 이러한 지능형 도구는 다양한 문서에서 중요한 정보를 추출하고 오래된 파일에서 데이터를 검색하는 프로세스를 단순화합니다. AI 기반 기능은 여러 페이지의 문서를 빠르게 스캔하여 관련 정보를 식별 및 추출할 수 있으므로 시간이 많이 걸리는 수동 검색이 필요하지 않습니다. 또한 플랫폼의 AI 및 기계 학습 기능을 통해 자동 파일 라우팅 및 인덱싱이 가능해 사용자의 귀중한 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.

DocuPhase의 주요 기능:

  • AI 기반 데이터 캡처: 다양한 문서에서 필수 정보를 지능적으로 추출합니다.
  • 효율적인 문서 검색: 고급 AI 기능을 사용하여 오래된 파일에서 데이터를 빠르고 정확하게 검색합니다.
  • 자동 파일 라우팅 및 인덱싱: 간소화된 문서 구성을 위한 AI 및 머신러닝 기반 자동화입니다.
  • 빈틈없는 통합: 전사적 자원 관리(ERP) 시스템과 같은 일반 플랫폼과의 호환성으로 다양성이 향상되고 프로그램 전환이 줄어듭니다.
  • 안전한 클라우드 기반 솔루션: 디지털 문서를 저장하고 불필요한 서류 작업을 제거하기 위한 직관적인 인터페이스입니다.
  • 고급 검색 기능: 신속한 문서 검색을 위한 키워드 및 구성 가능한 검색 도구입니다.
  • 사용자 친화적인 인터페이스: 원활한 온보딩 및 워크플로 통합을 위한 안내식 교육이 포함된 배우기 쉬운 소프트웨어입니다.

DocuPhase는 통합 친화적인 특성으로 인해 ERP 시스템과 같은 다른 일반 플랫폼과 원활하게 연결할 수 있어 일상적인 작업을 처리하는 데 사용할 수 있는 다목적 도구입니다. 이러한 통합을 통해 사용자가 프로그램 간 전환에 소비하는 시간이 줄어들고 작업 흐름이 간소화됩니다. 소프트웨어의 클라우드 기반 솔루션은 디지털 문서 저장을 위한 안전하고 직관적인 인터페이스를 제공하여 불필요한 서류 작업을 효과적으로 제거합니다.

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3. 플럭스

Fluix 워크플로 개요

Fluix는 현장 서비스 관리에 맞춰진 모바일 우선 문서 및 워크플로우 관리 플랫폼입니다. 이 혁신적인 소프트웨어를 통해 기업은 중앙 저장소에 중요한 문서와 양식을 안전하게 저장하고 액세스할 수 있습니다. 현장 서비스 기술자와 관리자가 인터넷 연결이 제한되거나 없는 위치에서도 필수 파일에 쉽게 액세스할 수 있도록 함으로써 Fluix는 원격 작업을 간소화하고 전반적인 생산성을 향상시킵니다.

Fluix의 주요 기능 중 하나는 팀 구성원 간의 효과적인 의사소통과 책임을 촉진하는 맞춤형 워크플로우입니다. 이 플랫폼은 새로운 작업, 변경 사항 또는 중요한 메시지에 대한 실시간 업데이트 및 알림을 지원하여 모든 이해관계자가 정보를 받고 조정되도록 보장합니다. Fluix의 자동 파일 라우팅 및 인덱싱 기능은 수동 작업을 크게 줄여 기업이 워크플로를 최적화하고 효율성을 높일 수 있도록 해줍니다.

Fluix의 주요 특징:

  • 모바일 우선 디자인: 현장 서비스 관리에 최적화되어 이동 중에도 안전한 문서 저장 및 액세스가 가능합니다.
  • 중앙 집중식 문서 저장소: 중요한 현장 관련 문서에 대해 쉽게 액세스할 수 있는 단일 위치를 제공합니다.
  • 맞춤형 워크플로우: 실시간 업데이트 및 알림을 통해 팀 구성원 간의 의사소통과 책임을 촉진합니다.
  • 빈틈없는 통합: ERP 시스템과 같은 일반 플랫폼과 호환되어 일상적인 운영을 간소화하고 프로그램 전환을 최소화합니다.
  • OCR 기술: 텍스트 이미지를 기계 인코딩 텍스트로 정확하게 변환하기 위해 광학 문자 인식을 지원합니다.
  • AI 채팅 기능: ChatGPT를 기반으로 문서 관련 정보에 대한 즉각적인 액세스를 제공하므로 수동 검색이 필요하지 않습니다.
  • 사용자 친화적인 설정: Document Companion의 OpenAI Chat 기능을 간단하게 구성합니다.

Fluix의 통합 친화적인 아키텍처를 통해 ERP 시스템과 같은 널리 사용되는 다른 플랫폼과 원활하게 연결할 수 있습니다. 이러한 통합을 통해 기업은 일상적인 작업을 보다 효율적으로 처리하고 프로그램 간 전환에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. 또한 Fluix는 OCR 기술을 지원하여 AI 채팅 기능으로 전송된 데이터가 상세 분석을 위해 정확하고 포괄적인지 확인합니다.

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4. M- 파일

메타데이터를 통해 더 나은 문서 관리를 경험해 보세요

M-Files는 전체 수명주기 동안 콘텐츠를 관리하는 보다 스마트한 접근 방식을 제공하는 지능형 정보 관리 플랫폼입니다. M-Files는 콘텐츠를 원활하게 연결하고 지능형 자동화를 활용하여 지식 근로자가 적시에 적절한 사람들에게 올바른 정보를 제공함으로써 생산성을 높일 수 있도록 지원합니다.

이 플랫폼은 복잡하고 비용이 많이 드는 단일 저장소로 마이그레이션할 필요 없이 조직 전체의 콘텐츠에 대한 포괄적인 보기를 제공합니다. M-Files의 디지털 문서 관리 솔루션은 강력한 검색 기능을 자랑하므로 사용자는 잘못된 파일을 검색하는 데 시간을 낭비하거나 파일이 저장된 위치를 기억하려고 애쓰지 않고도 빠르고 쉽게 문서를 찾을 수 있습니다. 또한 이 플랫폼은 템플릿, 간편한 이름 지정 및 저장 기능, AI 지원 기술을 통해 숨겨진 문서와 다크 데이터를 찾아내는 기능을 제공하여 문서 생성을 단순화합니다.

M-파일의 주요 특징:

  • 지능형 정보 관리: 연결된 콘텐츠와 지능형 자동화를 결합하여 생산성을 높이고 콘텐츠에 대한 360도 보기를 제공합니다.
  • 빠른 검색 및 검색: 사용자가 문서를 빠르고 쉽게 찾을 수 있어 시간과 노력이 절약됩니다.
  • 단순화된 문서 작성: 템플릿, 간편한 문서 이름 지정 및 저장, 숨겨진 문서 및 다크 데이터 검색 기능을 제공합니다.
  • 자동화된 규정 준수 및 보안: 회사 정책 및 규정의 준수를 보장하고, 접근 권한 및 암호화를 통해 데이터 보안을 제공합니다.
  • 원활한 협업: 문서 공동 작성, 주석 달기 및 주석 달기가 동시에 가능합니다.
  • 널리 사용되는 도구와의 통합: Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook 및 기타 널리 사용되는 애플리케이션과의 통합을 제공합니다.
  • AI 기반 프로세스: M-Files Aino와 같은 AI를 활용하여 정보를 정리하고 문서 컨텍스트를 이해하며 자연어를 사용하여 지식과 상호 작용합니다.

M-Files의 자동화 기능은 회사 정책 및 규정 준수를 간소화하고, 엄격한 액세스 권한 및 엔터프라이즈급 암호화를 통해 데이터 보안을 보장하며, 문서 공동 작성, 주석 달기 및 주석 달기를 동시에 통해 간단한 협업을 가능하게 합니다. 고도로 구성 가능한 플랫폼을 기반으로 구축된 M-Files는 API, 솔루션 템플릿 및 타사 추가 기능을 통해 특정 비즈니스 요구 사항을 충족하도록 쉽게 사용자 정의할 수 있습니다.

M-파일 방문 →

5. 셰어포인트 AI

출처 : Microsoft

Microsoft SharePoint는 AI 기술과 통합되어 워크플로를 혁신하고 공동 작업을 강화하며 조직의 생산성을 높이는 강력한 공동 작업 및 문서 관리 플랫폼입니다. AI 기능을 SharePoint에 통합함으로써 기업은 프로세스를 자동화하고, 문서 관리를 간소화하고, 검색 기능을 개선하고, 데이터에서 귀중한 통찰력을 얻을 수 있습니다.

SharePoint AI는 직원들이 수동 작업을 줄이고 생산성을 향상시키면서 더 스마트하고 빠르게 작업할 수 있도록 지원합니다. 이 플랫폼은 지능형 문서 관리, 워크플로우 자동화, 챗봇 통합, 예측 분석 등 다양한 이점을 제공하여 조직이 운영을 최적화하고 협업을 강화하며 오늘날의 환경에서 경쟁력을 유지할 수 있도록 지원합니다. 고급 콘텐츠 관리 및 경험 플랫폼인 SharePoint Premium은 콘텐츠 경험, 처리 및 거버넌스에 AI, 자동화 및 추가 보안을 제공하여 조직이 수명 주기 전반에 걸쳐 중요한 콘텐츠를 관리하고 보호하도록 돕습니다.

SharePoint AI의 주요 기능:

  • 지능형 문서 관리: AI 기반 문서 처리, 문서의 정보 자동 분류, 추출 및 태그 지정을 통해 효율성이 향상되고 워크플로가 간소화됩니다.
  • 워크플로우 자동화: AI로 강화된 워크플로우 자동화는 기록 데이터를 분석하고, 과거 결정을 통해 학습하며, 작업 자동화 및 문서 라우팅에서 지능적인 선택을 합니다.
  • 챗봇 통합: SharePoint와 통합된 AI 기반 챗봇은 직원들이 자연어를 통해 시스템과 상호 작용할 수 있도록 지원하여 즉각적인 답변과 지원을 제공합니다.
  • 예측 분석 : AI를 활용하여 데이터를 분석하고 귀중한 통찰력을 제공함으로써 조직이 데이터 기반 결정을 내리고 앞서 나갈 수 있도록 지원합니다.
  • 고급 콘텐츠 관리: 콘텐츠 경험, 처리, 거버넌스에 AI, 자동화 및 추가 보안을 제공하여 조직이 라이프사이클 전반에 걸쳐 중요한 콘텐츠를 관리하고 보호할 수 있도록 지원합니다.
  • 고가치 문서 솔루션: 계약서, 작업 명세서, 주문, 송장 등 고가치 문서 작업을 위한 솔루션을 제공합니다.

SharePoint AI의 지능형 문서 관리 기능을 사용하면 문서의 정보를 자동으로 분류, 추출 및 태그할 수 있어 효율성이 향상되고 워크플로가 간소화됩니다. 플랫폼의 예측 분석 기능은 AI를 활용하여 데이터를 분석하고 귀중한 통찰력을 제공하므로 조직은 데이터 기반 결정을 내리고 앞서 나갈 수 있습니다.

SharePoint AI 방문 →

AI 문서 관리 솔루션으로 워크플로우를 간소화하세요

오늘날 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서 AI 기반 문서 관리 솔루션은 워크플로를 간소화하고 협업을 강화하며 생산성을 높이려는 조직에 필수적인 도구가 되었습니다. 이 기사에서 설명하는 AI 문서 관리 솔루션은 다양한 비즈니스 요구 사항을 충족하도록 설계된 다양한 기능과 기능을 제공합니다.

지능형 문서 분류 및 추출부터 기존 워크플로와의 원활한 통합에 이르기까지 이러한 도구는 AI의 강력한 기능을 활용하여 중요한 비즈니스 문서의 생성, 저장 및 검색을 단순화합니다. 수동 프로세스를 자동화하고 검색 기능을 개선하며 귀중한 통찰력을 제공함으로써 이러한 솔루션을 통해 조직은 운영을 최적화하고 비용을 절감하며 더 나은 의사 결정을 내릴 수 있습니다.

Alex McFarland는 인공 지능의 최신 개발을 탐구하는 AI 저널리스트이자 작가입니다. 그는 전 세계 수많은 AI 스타트업 및 출판물과 협력해 왔습니다.