5 najboljih AI rješenja za upravljanje dokumentima (lipanj 2024.)

U brzoj digitalnoj eri, tvrtke neprestano traže inovativna rješenja za pojednostavljenje procesa upravljanja dokumentima. Kako umjetna inteligencija (AI) nastavlja transformirati različite aspekte modernog rada, sustavi za upravljanje dokumentima pokretani umjetnom inteligencijom pojavili su se kao preokreti, nudeći neusporedivu učinkovitost, točnost i sigurnost. Ovi alati koriste snagu strojno učenje, obrada prirodnog jezika, i inteligentna automatizacija za pojednostavljenje stvaranja, pohranjivanja i dohvaćanja kritičnih poslovnih dokumenata.

Od inteligentne klasifikacije i ekstrakcije dokumenata do besprijekorne integracije s postojećim tijekovima rada, ovi vrhunski AI alati za upravljanje dokumentima nude široku lepezu značajki osmišljenih da zadovolje različite poslovne potrebe. U ovom ćemo članku istražiti najbolja rješenja za upravljanje dokumentima pomoću umjetne inteligencije koja redefiniraju način na koji organizacije rukuju svojom digitalnom imovinom, omogućujući vam da donesete informiranu odluku pri odabiru idealne platforme za zahtjeve vaše organizacije za upravljanje dokumentima.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect moćno je softversko rješenje za snimanje dokumenata i optičko prepoznavanje znakova (OCR) koje pojednostavljuje proces snimanja, obrade i distribucije dokumenata iz raznih izvora. Softver je dizajniran za besprijekornu integraciju s postojećim tijekovima rada, podržavajući širok raspon vrsta dokumenata i izvora, kao što su upravljački programi za ispis, mape, web preglednici i sustavi e-pošte.

Koristeći AI i tehnologije strojnog učenja, DeskConnect automatizira proces prikupljanja podataka prepoznavanjem i izdvajanjem relevantnih informacija iz dokumenata. Ova značajka značajno smanjuje potrebu za ručnim unosom podataka, štedeći vrijeme i smanjujući rizik od pogrešaka. Napredne mogućnosti OCR-a softvera osiguravaju visoku točnost prilikom obrade rasteriziranih dokumenata, što ga čini pouzdanim izborom za tvrtke koje se bave različitim formatima dokumenata.

FabSoft također nudi Document Companion s naprednom integracijom AI Chata koju pokreće ChatGPT. Ovo vrhunsko unapređenje redefinira upravljanje dokumentima pojednostavljujući uvoz i spajanje dokumenata, nudeći trenutni pristup chatu koji pokreće AI za učinkovitu analizu dokumenata i osigurava preciznost s najsuvremenijom OCR tehnologijom.

Ključne značajke FabSoft DeskConnecta:

• Svestrana podrška za dokumente: Prilagođava upravljačke programe za ispis, mape, web preglednike, sustave e-pošte i još mnogo toga.
• Inteligentno izdvajanje podataka: Koristi AI i strojno učenje za automatsko prepoznavanje i izdvajanje podataka iz dokumenata.
• Vrhunska OCR izvedba: Pruža vodeću točnost u industriji za rasterizirane dokumente.
• Pojednostavljena distribucija dokumenata: Automatizira snimanje dokumenata i distribuciju u oblak ili lokalna rješenja, uključujući Microsoft OneDrive, SharePoint i Power Apps.
• Prilagodljiv API: Nudi user-friendly API koji omogućuje dodacima da kontroliraju isporuku dokumenata i automatiziraju radnje i metode podnošenja.
• Robusne sigurnosne mjere: Implementira vrhunske sigurnosne značajke za zaštitu povjerljivosti dokumenata i ograničavanje pristupa ovlaštenim korisnicima.

API prilagođen korisniku FabSoft DeskConnecta omogućuje tvrtkama stvaranje prilagođenih radnih procesa i integracija, dodatno optimizirajući procese obrade dokumenata i ekstrakcije podataka. Snažne sigurnosne mjere softvera osiguravaju da osjetljivi dokumenti ostanu povjerljivi i dostupni samo ovlaštenom osoblju.

Posjetite FabSoft →

2. DocuPhase

Izvor: DocuPhase

DocuPhase je sveobuhvatno softversko rješenje za upravljanje dokumentima dizajnirano za optimizaciju procesa pohrane dokumenata, skeniranja, dohvaćanja i arhiviranja za tvrtke bilo koje veličine. Ova platforma nadilazi mogućnosti jednostavnog digitalnog ormara za kartoteku, nudeći značajke koje upravljaju, prate i dovršavaju tekući posao, značajno povećavajući produktivnost.

Jedna od značajki DocuPhase-a koja se ističe je njegova sposobnost snimanja podataka i pronalaženja dokumenata pokretana umjetnom inteligencijom. Ovi inteligentni alati pojednostavljuju proces izdvajanja ključnih informacija iz raznih dokumenata i dohvaćanja podataka iz starih datoteka. Funkcionalnost vođena umjetnom inteligencijom može brzo skenirati dokumente s više stranica, identificirati i izdvajati relevantne informacije, čime se eliminira potreba za dugotrajnim ručnim pretraživanjem. Nadalje, AI i mogućnosti strojnog učenja platforme omogućuju automatsko usmjeravanje i indeksiranje datoteka, štedeći tako dragocjeno vrijeme i trud korisnika.

Ključne značajke DocuPhase-a:

• Snimanje podataka pomoću umjetne inteligencije: Inteligentno izdvajanje bitnih informacija iz različitih dokumenata.
• Učinkovito pronalaženje dokumenata: Brzo i točno dohvaćanje podataka iz starih datoteka pomoću naprednih AI mogućnosti.
• Automatsko usmjeravanje i indeksiranje datoteka: Automatizacija vođena umjetnom inteligencijom i strojnim učenjem za pojednostavljenu organizaciju dokumenata.
• Besprijekorna integracija: Kompatibilnost s uobičajenim platformama, kao što su sustavi za planiranje resursa poduzeća (ERP), za poboljšanu svestranost i smanjeno prebacivanje programa.
• Sigurno rješenje temeljeno na oblaku: Intuitivno sučelje za pohranu digitalnih dokumenata i uklanjanje nepotrebne papirologije.
• Napredne funkcije pretraživanja: Ključne riječi i konfigurabilni alati za pretraživanje za brzo pronalaženje dokumenata.
• Korisničko sučelje: Softver koji je jednostavan za naučiti s vođenom obukom za neometano uključivanje i integraciju tijeka rada.

Integracijska priroda DocuPhase-a omogućuje mu neprimjetno povezivanje s drugim uobičajenim platformama, kao što su ERP sustavi, što ga čini svestranim alatom za obavljanje svakodnevnih operacija. Ova integracija smanjuje vrijeme koje korisnici troše na prebacivanje između programa, pojednostavljujući njihov tijek rada. Softversko rješenje temeljeno na oblaku pruža sigurno i intuitivno sučelje za pohranu digitalnih dokumenata, učinkovito eliminirajući nepotrebnu papirologiju.

Posjetite DocuPhase →

3. Fluix

Fluix je prva mobilna platforma za upravljanje dokumentima i tijekovima rada skrojena za upravljanje uslugama na terenu. Ovaj inovativni softver omogućuje tvrtkama sigurno pohranjivanje i pristup kritičnim dokumentima i obrascima unutar centraliziranog repozitorija. Omogućujući tehničarima i menadžerima lak pristup bitnim datotekama, čak i na lokacijama s ograničenom internetskom vezom ili bez nje, Fluix pojednostavljuje rad na daljinu i povećava ukupnu produktivnost.

Jedna od ključnih značajki Fluixa su njegovi prilagođeni tijekovi rada, koji potiču učinkovitu komunikaciju i odgovornost među članovima tima. Platforma omogućuje ažuriranja i obavijesti u stvarnom vremenu za nove zadatke, promjene ili važne poruke, osiguravajući da svi dionici ostanu informirani i usklađeni. Fluixove mogućnosti automatskog usmjeravanja datoteka i indeksiranja značajno smanjuju ručni napor, omogućujući tvrtkama da optimiziraju svoje tijekove rada i povećaju učinkovitost.

Ključne značajke Fluixa:

• Mobile-First dizajn: Optimizirano za upravljanje uslugama na terenu, omogućava sigurno skladištenje dokumenata i pristup u pokretu.
• Centralizirano spremište dokumenata: Omogućuje jedno, lako dostupno mjesto za kritične dokumente vezane uz polje.
• Prilagođeni tijek rada: Olakšava komunikaciju i odgovornost među članovima tima putem ažuriranja i obavijesti u stvarnom vremenu.
• Besprijekorna integracija: Kompatibilan s uobičajenim platformama poput ERP sustava, pojednostavljuje svakodnevne operacije i minimizira prebacivanje programa.
• OCR tehnologija: Podržava optičko prepoznavanje znakova za točnu konverziju tekstualnih slika u strojno kodirani tekst.
• Značajka AI chata: Pokreće ChatGPT, nudi trenutni pristup informacijama vezanim uz dokumente, eliminirajući ručna pretraživanja.
• Jednostavno postavljanje: Jednostavna konfiguracija značajke OpenAI Chat u Document Companion.

Fluixova arhitektura pogodna za integraciju omogućuje mu neprimjetno povezivanje s drugim prevladavajućim platformama, kao što su ERP sustavi. Ova integracija omogućuje tvrtkama učinkovitije obavljanje svakodnevnih poslova i smanjuje vrijeme potrebno za prebacivanje između programa. Štoviše, Fluix podržava OCR tehnologiju, osiguravajući da su podaci preneseni u značajku AI chata točni i sveobuhvatni za detaljnu analizu.

Posjetite Fluix →

4. M-dosjei

M-Files je inteligentna platforma za upravljanje informacijama koja nudi pametniji pristup upravljanju sadržajem tijekom cijelog životnog ciklusa. Besprijekornim povezivanjem sadržaja i korištenjem inteligentne automatizacije, M-Files omogućuje zaposlenicima znanja da budu produktivniji isporukom pravih informacija pravim ljudima u pravo vrijeme.

Platforma pruža sveobuhvatan pregled sadržaja u cijeloj organizaciji bez potrebe za složenom i skupom migracijom u jedno spremište. M-Filesovo rješenje za upravljanje digitalnim dokumentima može se pohvaliti snažnim mogućnostima pretraživanja i dohvaćanja, omogućujući korisnicima brzo i jednostavno lociranje dokumenata bez gubljenja vremena na traženje zagubljenih datoteka ili muke da se sjete gdje je nešto pohranjeno. Platforma također pojednostavljuje stvaranje dokumenata nudeći predloške, jednostavno imenovanje i funkcije spremanja te mogućnost otkrivanja skrivenih dokumenata i tamnih podataka putem tehnologije omogućene AI.

Ključne značajke M-Files:

• Inteligentno upravljanje informacijama: Kombinira povezani sadržaj i inteligentnu automatizaciju za povećanje produktivnosti i pružanje prikaza sadržaja od 360 stupnjeva.
• Brzo pretraživanje i dohvaćanje: Omogućuje korisnicima brzo i jednostavno pronalaženje dokumenata, štedeći vrijeme i trud.
• Pojednostavljeno stvaranje dokumenta: Nudi predloške, jednostavno imenovanje i spremanje dokumenata te otkrivanje skrivenih dokumenata i tamnih podataka.
• Automatizirana usklađenost i sigurnost: Osigurava usklađenost s politikama i propisima tvrtke te pruža sigurnost podataka putem prava pristupa i enkripcije.
• Besprijekorna suradnja: Omogućuje koautorstvo, komentiranje i komentiranje dokumenata istovremeno.
• Integracija s popularnim alatima: Nudi integraciju s Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook i drugim široko korištenim aplikacijama.
• Procesi koje pokreće AI: Koristi AI, kao što je M-Files Aino, za organiziranje informacija, razumijevanje konteksta dokumenta i interakciju sa znanjem koristeći prirodni jezik.

Mogućnosti automatizacije M-Filesa pojednostavljuju usklađenost s politikama i propisima tvrtke, osiguravaju sigurnost podataka kroz stroga prava pristupa i enkripciju na razini poduzeća te omogućuju jednostavnu suradnju kroz koautorstvo, komentiranje i označavanje dokumenata istovremeno. Izgrađen na visoko konfigurabilnoj platformi, M-Files se može jednostavno prilagoditi kako bi zadovoljio specifične poslovne potrebe putem API-ja, predložaka rješenja i dodataka trećih strana.

Posjetite M-Files →

5. SharePoint AI

Izvor: Microsoft

Microsoft SharePoint moćna je platforma za suradnju i upravljanje dokumentima koja, kada je integrirana s AI tehnologijama, transformira tijekove rada, poboljšava suradnju i povećava produktivnost organizacija. Uključivanjem AI mogućnosti u SharePoint, tvrtke mogu automatizirati procese, pojednostaviti upravljanje dokumentima, poboljšati funkcionalnost pretraživanja i dobiti vrijedne uvide iz podataka.

SharePoint AI omogućuje zaposlenicima da rade pametnije i brže, istovremeno smanjujući ručne napore i poboljšavajući produktivnost. Platforma nudi razne pogodnosti, uključujući inteligentno upravljanje dokumentima, automatizaciju tijeka rada, integraciju chatbota i prediktivnu analitiku, omogućujući organizacijama da optimiziraju operacije, poboljšaju suradnju i ostanu konkurentne u današnjem okruženju. SharePoint Premium, napredna platforma za upravljanje sadržajem i doživljajima, donosi umjetnu inteligenciju, automatizaciju i dodatnu sigurnost doživljajima sadržaja, obradi i upravljanju, pomažući organizacijama u upravljanju i zaštiti kritičnog sadržaja tijekom njegovog životnog ciklusa.

Ključne značajke SharePoint AI:

• Inteligentno upravljanje dokumentima: Obrada dokumenata pokretana umjetnom inteligencijom, automatska klasifikacija, izdvajanje i označavanje informacija iz dokumenata, što dovodi do poboljšane učinkovitosti i pojednostavljenih radnih procesa.
• Automatizacija tijeka rada: Automatizacija tijeka rada poboljšana umjetnom inteligencijom analizira povijesne podatke, uči iz prošlih odluka i donosi inteligentne izbore u automatizaciji zadataka i usmjeravanju dokumenata.
• Integracija chatbota: Chatbotovi pokretani AI-om integrirani sa SharePointom omogućuju zaposlenicima interakciju sa sustavom putem prirodnog jezika, pružajući trenutne odgovore i podršku.
• Predvidljiva analitika: Iskorištava AI za analizu podataka i pružanje vrijednih uvida, omogućujući organizacijama da donose odluke temeljene na podacima i budu ispred krivulje.
• Napredno upravljanje sadržajem: AI, automatizacija i dodatna sigurnost iskustvima sadržaja, obradi i upravljanju, pomažući organizacijama u upravljanju i zaštiti kritičnog sadržaja tijekom njegovog životnog ciklusa.
• Rješenja za dokumente visoke vrijednosti: Nudi rješenja za rad s dokumentima visoke vrijednosti, kao što su ugovori, izjave o radu, narudžbe i fakture.

Mogućnosti inteligentnog upravljanja dokumentima SharePoint AI omogućuju automatsku klasifikaciju, ekstrakciju i označavanje informacija iz dokumenata, što dovodi do poboljšane učinkovitosti i pojednostavljenih radnih procesa. Mogućnosti prediktivne analitike platforme iskorištavaju AI za analizu podataka i pružanje vrijednih uvida, omogućujući organizacijama da donose odluke temeljene na podacima i budu ispred krivulje.

Posjetite SharePoint AI →

Pojednostavite svoj tijek rada s AI rješenjima za upravljanje dokumentima

U današnjem brzom poslovnom okruženju, rješenja za upravljanje dokumentima pokretana umjetnom inteligencijom postala su ključni alati za organizacije koje žele pojednostaviti svoje tijekove rada, poboljšati suradnju i povećati produktivnost. Rješenja za upravljanje dokumentima pomoću umjetne inteligencije o kojima se govori u ovom članku nude širok raspon značajki i mogućnosti osmišljenih da zadovolje različite poslovne potrebe.

Od inteligentne klasifikacije i izdvajanja dokumenata do besprijekorne integracije s postojećim tijekovima rada, ovi alati koriste snagu umjetne inteligencije za pojednostavljenje stvaranja, pohranjivanja i dohvaćanja kritičnih poslovnih dokumenata. Automatizirajući ručne procese, poboljšavajući funkcionalnost pretraživanja i pružajući vrijedne uvide, ova rješenja omogućuju organizacijama da optimiziraju svoje operacije, smanje troškove i potaknu bolje donošenje odluka.