5 Լավագույն AI Փաստաթղթերի կառավարման լուծումներ (հունիս 2024)

Արագընթաց թվային դարաշրջանում ձեռնարկությունները մշտապես փնտրում են նորարարական լուծումներ՝ իրենց փաստաթղթերի կառավարման գործընթացները պարզեցնելու համար: Քանի որ արհեստական ​​ինտելեկտը (AI) շարունակում է վերափոխել ժամանակակից աշխատանքի տարբեր ասպեկտները, AI-ի վրա աշխատող փաստաթղթերի կառավարման համակարգերը հայտնվել են որպես խաղի փոփոխողներ՝ առաջարկելով անզուգական արդյունավետություն, ճշգրտություն և անվտանգություն: Այս գործիքներն օգտագործում են ուժը մեքենայական ուսուցում, բնական լեզվով մշակման գործընթացըև խելացի ավտոմատացում՝ կարևոր բիզնես փաստաթղթերի ստեղծումը, պահպանումն ու առբերումը պարզեցնելու համար:

Փաստաթղթերի խելացի դասակարգումից և արդյունահանումից մինչև առկա աշխատանքային հոսքերի հետ անխափան ինտեգրում, AI փաստաթղթերի կառավարման այս լավագույն գործիքներն առաջարկում են գործառույթների լայն տեսականի, որոնք նախատեսված են տարբեր բիզնեսի կարիքները բավարարելու համար: Այս հոդվածում մենք կուսումնասիրենք AI փաստաթղթերի կառավարման լավագույն լուծումները, որոնք վերասահմանում են, թե ինչպես են կազմակերպությունները վարում իրենց թվային ակտիվները՝ թույլ տալով ձեզ տեղեկացված որոշում կայացնել ձեր կազմակերպության փաստաթղթերի կառավարման պահանջների համար իդեալական հարթակ ընտրելիս:

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect-ը փաստաթղթերի գրավման և օպտիկական նիշերի ճանաչման (OCR) հզոր ծրագրային լուծում է, որը հեշտացնում է տարբեր աղբյուրներից փաստաթղթեր հավաքելու, մշակելու և բաշխելու գործընթացը: Ծրագիրը նախագծված է անխափան կերպով ինտեգրվելու առկա աշխատանքային հոսքերին՝ աջակցելով փաստաթղթերի տեսակների և աղբյուրների լայն շրջանակի, ինչպիսիք են տպագիր սարքերը, թղթապանակները, վեբ բրաուզերները և էլփոստի համակարգերը:

Օգտագործելով AI և մեքենայական ուսուցման տեխնոլոգիաները՝ DeskConnect-ը ավտոմատացնում է տվյալների հավաքագրման գործընթացը՝ ճանաչելով և փաստաթղթերից համապատասխան տեղեկատվություն քաղելով: Այս հատկությունը զգալիորեն նվազեցնում է ձեռքով տվյալների մուտքագրման անհրաժեշտությունը՝ խնայելով ժամանակը և նվազագույնի հասցնելով սխալների ռիսկը: Ծրագրաշարի առաջադեմ OCR հնարավորությունները ապահովում են բարձր ճշգրտություն պատկերազարդ փաստաթղթերի մշակման ժամանակ՝ դարձնելով այն հուսալի ընտրություն այն ձեռնարկությունների համար, որոնք գործ ունեն փաստաթղթերի տարբեր ձևաչափերի հետ:

FabSoft-ը նաև առաջարկում է Document Companion՝ զարգացած AI Chat-ի ինտեգրումով, որն ապահովված է ChatGPT-ով: Այս գերժամանակակից կատարելագործումը վերաիմաստավորում է փաստաթղթերի կառավարումը` պարզեցնելով փաստաթղթերի ներմուծումը և միաձուլումը, առաջարկելով ակնթարթային մուտք դեպի արհեստական ​​ինտելեկտով աշխատող զրույց` փաստաթղթերի արդյունավետ վերլուծության համար և ապահովելով ճշգրտություն գերժամանակակից OCR տեխնոլոգիայով:

FabSoft DeskConnect-ի հիմնական առանձնահատկությունները.

• Փաստաթղթերի բազմակողմանի աջակցություն. Տեղավորում է տպման վարորդներ, թղթապանակներ, վեբ բրաուզերներ, էլփոստի համակարգեր և այլն:
• Խելացի տվյալների արդյունահանում. Օգտագործում է արհեստական ​​ինտելեկտը և մեքենայական ուսուցումը փաստաթղթերից տվյալների ավտոմատ ճանաչման և արդյունահանման համար:
• Բարձրագույն OCR կատարում. Ապահովում է արդյունաբերության առաջատար ճշգրտություն ռաստերացված փաստաթղթերի համար:
• Փաստաթղթերի պարզեցված բաշխում. Ավտոմատացնում է փաստաթղթերի հավաքումն ու բաշխումը ամպային կամ ներքին լուծումների վրա, ներառյալ Microsoft OneDrive-ը, SharePoint-ը և Power Apps-ը:
• Կարգավորելի API. Առաջարկում է օգտագործողի համար հարմար API, որը հնարավորություն է տալիս պլագիններին վերահսկել փաստաթղթերի առաքումը և ավտոմատացնել գործողություններն ու ներկայացման մեթոդները:
• Անվտանգության ուժեղ միջոցառումներ. Իրականացնում է անվտանգության բարձրագույն հատկանիշներ՝ փաստաթղթերի գաղտնիությունը պաշտպանելու և լիազորված օգտատերերի մուտքը սահմանափակելու համար:

FabSoft DeskConnect-ի օգտատիրոջ համար հարմար API-ն թույլ է տալիս ձեռնարկություններին ստեղծել անհատական ​​աշխատանքային հոսքեր և ինտեգրումներ՝ հետագայում օպտիմալացնելով փաստաթղթերի մշակման և տվյալների արդյունահանման գործընթացները: Ծրագրային ապահովման ամուր անվտանգության միջոցները երաշխավորում են, որ զգայուն փաստաթղթերը մնում են գաղտնի և հասանելի միայն լիազորված անձնակազմի համար:

Այցելեք FabSoft →

2. DocuPhase

Աղբյուր՝ DocuPhase

DocuPhase-ը փաստաթղթերի կառավարման համապարփակ ծրագրային լուծում է, որը նախատեսված է փաստաթղթերի պահպանման, սկանավորման, որոնման և արխիվային գործընթացների օպտիմալացման համար ցանկացած չափի բիզնեսի համար: Այս հարթակը դուրս է գալիս պարզ թվային ֆայլերի պահարանի հնարավորություններից՝ առաջարկելով գործառույթներ, որոնք կառավարում, հետևում և ավարտում են ընթացիկ աշխատանքը՝ զգալիորեն բարձրացնելով արտադրողականությունը:

DocuPhase-ի առանձնահատուկ առանձնահատկություններից մեկը AI-ով աշխատող տվյալների հավաքագրման և փաստաթղթերի որոնման հնարավորություններն են: Այս խելացի գործիքները պարզեցնում են տարբեր փաստաթղթերից կարևոր տեղեկատվության արդյունահանման և հին ֆայլերից տվյալների որոնման գործընթացը: AI-ի վրա հիմնված ֆունկցիոնալությունը կարող է արագ սկանավորել բազմաէջ փաստաթղթերը՝ նույնականացնելով և արդյունահանելով համապատասխան տեղեկատվությունը, դրանով իսկ վերացնելով ձեռքով ժամանակատար որոնումների անհրաժեշտությունը: Ավելին, պլատֆորմի AI և մեքենայական ուսուցման հնարավորությունները հնարավորություն են տալիս ֆայլերի ավտոմատ երթուղում և ինդեքսավորում՝ խնայելով օգտատերերի արժեքավոր ժամանակն ու ջանքերը:

DocuPhase-ի հիմնական առանձնահատկությունները.

• AI-ի միջոցով տվյալների հավաքագրում. Տարբեր փաստաթղթերից կարևոր տեղեկատվության խելացի արդյունահանում:
• Փաստաթղթերի արդյունավետ որոնում. Հին ֆայլերից տվյալների արագ և ճշգրիտ որոնում՝ օգտագործելով առաջադեմ AI հնարավորությունները:
• Ֆայլերի ավտոմատ երթուղում և ինդեքսավորում. AI և մեքենայական ուսուցման վրա հիմնված ավտոմատացում փաստաթղթերի պարզեցված կազմակերպման համար:
• Անխափան ինտեգրում. Համատեղելիություն ընդհանուր հարթակների հետ, ինչպիսիք են ձեռնարկության ռեսուրսների պլանավորման (ERP) համակարգերը, բարելավված բազմակողմանիության և ծրագրերի կրճատման համար:
• Ապահով ամպի վրա հիմնված լուծում. Ինտուիտիվ ինտերֆեյս՝ թվային փաստաթղթերը պահելու և ավելորդ փաստաթղթերը վերացնելու համար:
• Ընդլայնված որոնման գործառույթներ. Փաստաթղթերի արագ որոնման համար հիմնաբառերի և կարգավորելի որոնման գործիքներ:
• Օգտագործողի համար հարմար ինտերֆեյս. Հեշտ ուսուցվող ծրագրակազմ՝ առաջնորդվող ուսուցմամբ՝ սահուն տեղակայման և աշխատանքային հոսքի ինտեգրման համար:

DocuPhase-ի ինտեգրման համար հարմար բնույթը թույլ է տալիս անխափան կերպով կապվել այլ ընդհանուր հարթակների հետ, ինչպիսիք են ERP համակարգերը, ինչը այն դարձնում է բազմակողմանի գործիք՝ ամենօրյա գործառնությունների իրականացման համար: Այս ինտեգրումը նվազեցնում է օգտատերերի ծախսած ժամանակը ծրագրերի միջև անցնելու համար՝ պարզեցնելով նրանց աշխատանքային հոսքը: Ծրագրաշարի ամպի վրա հիմնված լուծումը ապահովում է ապահով և ինտուիտիվ ինտերֆեյս թվային փաստաթղթերը պահելու համար՝ արդյունավետորեն վերացնելով ավելորդ թղթաբանությունը:

Այցելեք DocuPhase →

3. Fluix

Fluix-ը փաստաթղթերի և աշխատանքային հոսքի կառավարման առաջին հարթակ է բջջային հեռախոսով, որը հարմարեցված է դաշտային ծառայության կառավարման համար: Այս նորարարական ծրագիրը հնարավորություն է տալիս ձեռնարկություններին ապահով կերպով պահել և մուտք գործել կարևոր փաստաթղթեր և ձևաթղթեր կենտրոնացված պահոցում: Դաշտային ծառայության տեխնիկներին և մենեջերներին հեշտ մուտք ապահովելով հիմնական ֆայլերը, նույնիսկ այն վայրերում, որտեղ ինտերնետ կապը սահմանափակ է կամ բացակայում է, Fluix-ը հեշտացնում է հեռավոր աշխատանքը և բարձրացնում ընդհանուր արտադրողականությունը:

Fluix-ի հիմնական առանձնահատկություններից մեկը նրա անհատական ​​աշխատանքային հոսքերն են, որոնք խթանում են արդյունավետ հաղորդակցությունն ու հաշվետվողականությունը թիմի անդամների միջև: Պլատֆորմը հնարավորություն է տալիս իրական ժամանակում թարմացումներ և ծանուցումներ ստանալ նոր առաջադրանքների, փոփոխությունների կամ կարևոր հաղորդագրությունների համար՝ ապահովելով, որ բոլոր շահագրգիռ կողմերը մնան տեղեկացված և համահունչ: Fluix-ի ավտոմատ ֆայլերի երթուղման և ինդեքսավորման հնարավորությունները զգալիորեն նվազեցնում են ձեռքով ջանքերը՝ թույլ տալով ձեռնարկություններին օպտիմալացնել իրենց աշխատանքային հոսքերը և բարձրացնել արդյունավետությունը:

Fluix-ի հիմնական առանձնահատկությունները.

• Mobile-First Design. Օպտիմիզացված է դաշտային ծառայության կառավարման համար՝ ապահովելով փաստաթղթերի անվտանգ պահպանում և հասանելիություն շարժման ընթացքում:
• Փաստաթղթերի կենտրոնացված պահոց. Ապահովում է մեկ, հեշտ հասանելի վայր՝ կարևոր դաշտային փաստաթղթերի համար:
• Պատվերով աշխատանքային հոսքեր. Հեշտացնում է թիմի անդամների միջև հաղորդակցությունն ու հաշվետվողականությունը իրական ժամանակում թարմացումների և ծանուցումների միջոցով:
• Անխափան ինտեգրում. Համատեղելի է ընդհանուր հարթակների հետ, ինչպիսիք են ERP համակարգերը, հեշտացնելով ամենօրյա գործառնությունները և նվազագույնի հասցնելով ծրագրերի անցումը:
• OCR տեխնոլոգիա. Աջակցում է նիշերի օպտիկական ճանաչմանը տեքստային պատկերները մեքենայական կոդավորված տեքստի ճշգրիտ փոխակերպելու համար:
• AI Chat-ի առանձնահատկությունը. Powered by ChatGPT, առաջարկում է ակնթարթային մուտք դեպի փաստաթղթերի հետ կապված տեղեկատվություն՝ վերացնելով ձեռքով որոնումները:
• Օգտագործողի համար հարմար կարգավորում. «OpenAI Chat» գործառույթի պարզ կոնֆիգուրացիա Document Companion-ում:

Fluix-ի ինտեգրման համար հարմար ճարտարապետությունը թույլ է տալիս նրան անխափան միանալ այլ տարածված հարթակների, ինչպիսիք են ERP համակարգերը: Այս ինտեգրումը բիզնեսին հնարավորություն է տալիս ավելի արդյունավետ կերպով կարգավորել ամենօրյա գործառնությունները և կրճատում է ծրագրերի միջև անցման ծախսած ժամանակը: Ավելին, Fluix-ն աջակցում է OCR տեխնոլոգիան՝ ապահովելով, որ AI զրույցի գործառույթին փոխանցված տվյալները ճշգրիտ և համապարփակ են մանրամասն վերլուծության համար:

Այցելեք Fluix →

4. M- ֆայլեր

M-Files-ը տեղեկատվության կառավարման խելացի հարթակ է, որն առաջարկում է ավելի խելացի մոտեցում բովանդակությունը կառավարելու իր ողջ կյանքի ընթացքում: Անխափան կերպով միացնելով բովանդակությունը և օգտագործելով խելացի ավտոմատացումը՝ M-Files-ը գիտելիքի աշխատողներին հնարավորություն է տալիս լինել ավելի արդյունավետ՝ ճիշտ ժամանակին ճիշտ տեղեկատվություն տրամադրելով ճիշտ մարդկանց:

Պլատֆորմը տրամադրում է բովանդակության համապարփակ տեսարան ամբողջ կազմակերպությունում` առանց բարդ և թանկ միգրացիա պահանջելու մեկ պահեստ: M-Files-ի թվային փաստաթղթերի կառավարման լուծումն օժտված է որոնման և որոնման հզոր հնարավորություններով՝ թույլ տալով օգտվողներին արագ և հեշտությամբ գտնել փաստաթղթերը՝ չկորցնելով ժամանակ վատնելու անտեղի ֆայլեր փնտրելու կամ դժվարանալու հիշելու, թե ինչ-որ բան պահված է: Պլատֆորմը նաև պարզեցնում է փաստաթղթերի ստեղծումը՝ առաջարկելով ձևանմուշներ, հեշտ անվանման և պահպանման գործառույթներ, ինչպես նաև թաքնված փաստաթղթերն ու մութ տվյալները AI-ի տեխնոլոգիայի միջոցով բացահայտելու հնարավորությունը:

M-Files-ի հիմնական առանձնահատկությունները.

• Խելացի տեղեկատվության կառավարում. Համատեղում է միացված բովանդակությունը և խելացի ավտոմատացումը՝ արտադրողականությունը բարձրացնելու և բովանդակության 360 աստիճանի տեսարան ապահովելու համար:
• Արագ որոնում և առբերում. Օգտատերերին հնարավորություն է տալիս արագ և հեշտությամբ գտնել փաստաթղթերը՝ խնայելով ժամանակ և ջանք:
• Փաստաթղթերի ստեղծում՝ պարզեցված. Առաջարկում է ձևանմուշներ, փաստաթղթերի հեշտ անվանում և պահպանում, ինչպես նաև թաքնված փաստաթղթերի և մութ տվյալների հայտնաբերում:
• Ավտոմատացված համապատասխանություն և անվտանգություն. Ապահովում է համապատասխանությունը ընկերության քաղաքականությանն ու կանոնակարգերին և ապահովում է տվյալների անվտանգությունը մուտքի իրավունքների և գաղտնագրման միջոցով:
• Անխափան համագործակցություն. Թույլ է տալիս համահեղինակել, մեկնաբանել և ծանոթագրել փաստաթղթերը միաժամանակ:
• Ինտեգրում հանրաճանաչ գործիքների հետ. Առաջարկում է ինտեգրում Microsoft Teams-ի, Salesforce-ի, SharePoint-ի, Outlook-ի և այլ լայնորեն օգտագործվող հավելվածների հետ:
• AI-ի վրա աշխատող գործընթացներ. Օգտագործում է AI-ն, ինչպիսին է M-Files Aino-ն, տեղեկատվությունը կազմակերպելու, փաստաթղթերի համատեքստը հասկանալու և գիտելիքի հետ բնական լեզվով փոխազդելու համար:

M-Files-ի ավտոմատացման հնարավորությունները պարզեցնում են համապատասխանությունը ընկերության քաղաքականությանն ու կանոնակարգերին, ապահովում են տվյալների անվտանգությունը խիստ մուտքի իրավունքների և ձեռնարկատիրական կարգի գաղտնագրման միջոցով և թույլ են տալիս պարզ համագործակցություն՝ միաժամանակ փաստաթղթերը համահեղինակելու, մեկնաբանելու և ծանոթագրելու միջոցով: Կառուցված բարձր կարգաբերելի հարթակի վրա՝ M-Files-ը կարող է հեշտությամբ հարմարեցվել՝ բավարարելու բիզնեսի հատուկ կարիքները API-ների, լուծումների ձևանմուշների և երրորդ կողմի հավելումների միջոցով:

Այցելեք M-Files →

5. SharePoint AI

Աղբյուրը `Microsoft- ը

Microsoft SharePoint-ը համագործակցության և փաստաթղթերի կառավարման հզոր հարթակ է, որը, երբ ինտեգրվում է AI տեխնոլոգիաներին, փոխակերպում է աշխատանքային հոսքերը, ուժեղացնում համագործակցությունը և բարձրացնում արտադրողականությունը կազմակերպությունների համար: Ներառելով AI-ի հնարավորությունները SharePoint-ում, ձեռնարկությունները կարող են ավտոմատացնել գործընթացները, պարզեցնել փաստաթղթերի կառավարումը, բարելավել որոնման գործառույթները և ստանալ արժեքավոր պատկերացումներ տվյալներից:

SharePoint AI-ն աշխատակիցներին հնարավորություն է տալիս աշխատել ավելի խելացի և արագ՝ միաժամանակ նվազեցնելով ձեռքի ջանքերը և բարելավելով արտադրողականությունը: Պլատֆորմն առաջարկում է տարբեր առավելություններ, այդ թվում՝ փաստաթղթերի խելացի կառավարում, աշխատանքային հոսքի ավտոմատացում, չաթբոտների ինտեգրում և կանխատեսող վերլուծություն՝ թույլ տալով կազմակերպություններին օպտիմալացնել գործառնությունները, բարելավել համագործակցությունը և մնալ մրցունակ այսօրվա լանդշաֆտում: SharePoint Premium-ը՝ բովանդակության կառավարման և փորձառությունների առաջադեմ հարթակը, բերում է AI, ավտոմատացում և հավելյալ անվտանգություն բովանդակության փորձառություններին, մշակմանը և կառավարմանը՝ օգնելով կազմակերպություններին կառավարել և պաշտպանել կարևոր բովանդակությունը իր կյանքի ցիկլի ընթացքում:

SharePoint AI-ի հիմնական առանձնահատկությունները.

• Փաստաթղթերի խելացի կառավարում. AI-ի վրա հիմնված փաստաթղթերի մշակում, փաստաթղթերից տեղեկատվության ավտոմատ դասակարգում, արդյունահանում և պիտակավորում, ինչը հանգեցնում է արդյունավետության բարելավմանը և աշխատանքային հոսքերի պարզեցմանը:
• Աշխատանքային գործընթացների ավտոմատացումAI-ով ընդլայնված աշխատանքային հոսքի ավտոմատացումը վերլուծում է պատմական տվյալները, դասեր քաղում անցյալի որոշումներից և խելացի ընտրություն է կատարում առաջադրանքների և փաստաթղթերի երթուղղման ավտոմատացման հարցում:
• Chatbot ինտեգրում. AI-ով աշխատող չաթ-բոտերը, որոնք ինտեգրված են SharePoint-ի հետ, աշխատակիցներին հնարավորություն են տալիս շփվել համակարգի հետ բնական լեզվի միջոցով՝ տրամադրելով ակնթարթային պատասխաններ և աջակցություն:
• Կանխատեսող վերլուծություն. Օգտագործում է արհեստական ​​ինտելեկտը՝ տվյալների վերլուծության և արժեքավոր պատկերացումներ տրամադրելու համար՝ հնարավորություն տալով կազմակերպություններին կայացնել տվյալների վրա հիմնված որոշումներ և առաջ մնալ կորից:
• Ընդլայնված բովանդակության կառավարում. AI, ավտոմատացում և բովանդակության փորձառությունների, մշակման և կառավարման ավելացված անվտանգություն՝ օգնելով կազմակերպություններին կառավարել և պաշտպանել կարևոր բովանդակությունը իր կյանքի ցիկլի ընթացքում:
• Բարձրարժեք փաստաթղթերի լուծումներ. առաջարկում է լուծումներ բարձրարժեք փաստաթղթերի հետ աշխատելու համար, ինչպիսիք են պայմանագրերը, աշխատանքային հայտարարությունները, պատվերները և հաշիվ-ապրանքագրերը:

SharePoint AI-ի փաստաթղթերի կառավարման խելացի հնարավորությունները թույլ են տալիս փաստաթղթերից տեղեկատվության ավտոմատ դասակարգում, արդյունահանում և պիտակավորում՝ հանգեցնելով բարելավված արդյունավետության և պարզեցված աշխատանքային հոսքերի: Պլատֆորմի կանխատեսող վերլուծական հնարավորությունները ինտելեկտուալ ինտելեկտին օգտագործում են տվյալների վերլուծության և արժեքավոր պատկերացումներ տրամադրելու համար՝ հնարավորություն տալով կազմակերպություններին կայացնել տվյալների վրա հիմնված որոշումներ և առաջ մնալ կորից:

Այցելեք SharePoint AI →

Հեշտացրեք ձեր աշխատանքային հոսքը AI Փաստաթղթերի կառավարման լուծումներով

Այսօրվա արագ զարգացող բիզնես միջավայրում AI-ի վրա հիմնված փաստաթղթերի կառավարման լուծումները դարձել են կարևոր գործիքներ այն կազմակերպությունների համար, որոնք ցանկանում են պարզեցնել իրենց աշխատանքային հոսքերը, բարելավել համագործակցությունը և բարձրացնել արտադրողականությունը: Այս հոդվածում քննարկված AI փաստաթղթերի կառավարման լուծումներն առաջարկում են մի շարք առանձնահատկություններ և հնարավորություններ, որոնք նախատեսված են բիզնեսի տարբեր կարիքները բավարարելու համար:

Փաստաթղթերի խելացի դասակարգումից և արդյունահանումից մինչև առկա աշխատանքային հոսքերի հետ անխափան ինտեգրում, այս գործիքներն օգտագործում են AI-ի ուժը՝ պարզեցնելու կարևոր բիզնես փաստաթղթերի ստեղծումը, պահպանումը և առբերումը: Ավտոմատացնելով ձեռքով գործընթացները, բարելավելով որոնման գործառույթը և տրամադրելով արժեքավոր պատկերացումներ՝ այս լուծումները կազմակերպություններին հնարավորություն են տալիս օպտիմալացնել իրենց գործունեությունը, նվազեցնել ծախսերը և խթանել ավելի լավ որոշումների կայացումը: