De 5 beste AI-documentbeheeroplossingen (juni 2024)

In het snelle digitale tijdperk zijn bedrijven voortdurend op zoek naar innovatieve oplossingen om hun documentbeheerprocessen te stroomlijnen. Terwijl kunstmatige intelligentie (AI) verschillende aspecten van het moderne werk blijft transformeren, zijn door AI aangedreven documentbeheersystemen uitgegroeid tot gamechangers die ongeëvenaarde efficiëntie, nauwkeurigheid en veiligheid bieden. Deze tools benutten de kracht van machine leren, natuurlijke taalverwerkingen intelligente automatisering om het maken, opslaan en ophalen van kritieke bedrijfsdocumenten te vereenvoudigen.

Van intelligente documentclassificatie en -extractie tot naadloze integratie met bestaande workflows: deze toptools voor AI-documentbeheer bieden een breed scala aan functies die zijn ontworpen om tegemoet te komen aan uiteenlopende zakelijke behoeften. In dit artikel onderzoeken we de beste AI-oplossingen voor documentbeheer die de manier waarop organisaties met hun digitale middelen omgaan opnieuw definiëren, waardoor u een weloverwogen beslissing kunt nemen bij het selecteren van het ideale platform voor de documentbeheervereisten van uw organisatie.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect is een krachtige softwareoplossing voor het vastleggen van documenten en optische tekenherkenning (OCR) die het proces van het vastleggen, verwerken en distribueren van documenten uit verschillende bronnen vereenvoudigt. De software is ontworpen om naadloos te integreren met bestaande workflows en ondersteunt een breed scala aan documenttypen en bronnen, zoals printerdrivers, mappen, webbrowsers en e-mailsystemen.

Door gebruik te maken van AI- en machine learning-technologieën automatiseert DeskConnect het proces voor het vastleggen van gegevens door relevante informatie uit documenten te herkennen en te extraheren. Deze functie vermindert de noodzaak van handmatige gegevensinvoer aanzienlijk, waardoor tijd wordt bespaard en het risico op fouten wordt geminimaliseerd. De geavanceerde OCR-mogelijkheden van de software zorgen voor een hoge nauwkeurigheid bij het verwerken van gerasterde documenten, waardoor het een betrouwbare keuze is voor bedrijven die te maken hebben met een breed scala aan documentformaten.

FabSoft biedt ook een Document Companion met een geavanceerde AI Chat-integratie mogelijk gemaakt door ChatGPT. Deze baanbrekende verbetering herdefinieert documentbeheer door het importeren en samenvoegen van documenten te vereenvoudigen, directe toegang te bieden tot AI-aangedreven chat voor efficiënte documentanalyse en nauwkeurigheid te garanderen met de modernste OCR-technologie.

Belangrijkste kenmerken van FabSoft DeskConnect:

• Veelzijdige documentondersteuning: Geschikt voor printerdrivers, mappen, webbrowsers, e-mailsystemen en meer.
• Intelligente gegevensextractie: Maakt gebruik van AI en machine learning om automatisch gegevens uit documenten te herkennen en te extraheren.
• Superieure OCR-prestaties: Biedt toonaangevende nauwkeurigheid voor gerasterde documenten.
• Gestroomlijnde documentdistributie: Automatiseert het vastleggen en distribueren van documenten naar cloud- of lokale oplossingen, waaronder Microsoft OneDrive, SharePoint en Power Apps.
• Aanpasbare API: Biedt een gebruiksvriendelijke API waarmee plug-ins de levering van documenten kunnen controleren en acties en indieningsmethoden kunnen automatiseren.
• Robuuste beveiligingsmaatregelen: Implementeert eersteklas beveiligingsfuncties om de vertrouwelijkheid van documenten te beschermen en de toegang tot geautoriseerde gebruikers te beperken.

De gebruiksvriendelijke API van FabSoft DeskConnect stelt bedrijven in staat aangepaste workflows en integraties te creëren, waardoor hun documentverwerkings- en gegevensextractieprocessen verder worden geoptimaliseerd. De robuuste beveiligingsmaatregelen van de software zorgen ervoor dat gevoelige documenten vertrouwelijk blijven en alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerd personeel.

Bezoek FabSoft →

2. DocuPhase

Bron: DocuPhase

DocuPhase is een allesomvattende softwareoplossing voor documentbeheer die is ontworpen om de opslag-, scan-, ophaal- en archiveringsprocessen van documenten te optimaliseren voor bedrijven van elke omvang. Dit platform gaat verder dan de mogelijkheden van een eenvoudige digitale archiefkast en biedt functies voor het beheren, volgen en voltooien van lopende werkzaamheden, waardoor de productiviteit aanzienlijk wordt verhoogd.

Een van de opvallende kenmerken van DocuPhase zijn de AI-aangedreven mogelijkheden voor het vastleggen en ophalen van documenten. Deze intelligente tools vereenvoudigen het proces van het extraheren van cruciale informatie uit verschillende documenten en het ophalen van gegevens uit oude bestanden. De AI-gestuurde functionaliteit kan snel door documenten met meerdere pagina's scannen en relevante informatie identificeren en extraheren, waardoor de noodzaak van tijdrovende handmatige zoekopdrachten wordt geëlimineerd. Bovendien maken de AI- en machine learning-mogelijkheden van het platform automatische bestandsroutering en indexering mogelijk, waardoor gebruikers kostbare tijd en moeite besparen.

Belangrijkste kenmerken van DocuPhase:

• AI-aangedreven gegevensverzameling: Intelligente extractie van essentiële informatie uit diverse documenten.
• Efficiënt ophalen van documenten: Snel en nauwkeurig gegevens uit oude bestanden ophalen met behulp van geavanceerde AI-mogelijkheden.
• Automatische bestandsroutering en indexering: AI en machine learning-gedreven automatisering voor een gestroomlijnde documentorganisatie.
• Naadloze integratie: Compatibiliteit met gangbare platforms, zoals ERP-systemen (Enterprise Resource Planning), voor meer veelzijdigheid en minder programmawisselingen.
• Veilige cloudgebaseerde oplossing: Intuïtieve interface voor het opslaan van digitale documenten en het elimineren van onnodig papierwerk.
• Geavanceerde zoekfuncties: Trefwoord- en configureerbare zoekhulpmiddelen voor het snel terugvinden van documenten.
• Gebruiksvriendelijke interface: Eenvoudig te leren software met begeleide training voor een soepele onboarding en workflow-integratie.

Dankzij het integratievriendelijke karakter van DocuPhase kan het naadloos verbinding maken met andere veelgebruikte platforms, zoals ERP-systemen, waardoor het een veelzijdige tool is voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Deze integratie vermindert de tijd die gebruikers besteden aan het schakelen tussen programma's, waardoor hun workflow wordt gestroomlijnd. De cloudgebaseerde oplossing van de software biedt een veilige en intuïtieve interface voor het opslaan van digitale documenten, waardoor onnodig papierwerk effectief wordt geëlimineerd.

Ga naar DocuPhase →

3. Vloeistof

Fluix is ​​een mobile-first document- en workflowbeheerplatform dat is toegesneden op buitendienstbeheer. Deze innovatieve software stelt bedrijven in staat om kritische documenten en formulieren veilig op te slaan en te openen in een gecentraliseerde opslagplaats. Door buitendiensttechnici en managers eenvoudig toegang te bieden tot essentiële bestanden, zelfs op locaties met beperkte of geen internetverbinding, stroomlijnt Fluix het werken op afstand en verbetert de algehele productiviteit.

Een van de belangrijkste kenmerken van Fluix zijn de aangepaste workflows, die effectieve communicatie en verantwoordelijkheid tussen teamleden bevorderen. Het platform maakt realtime updates en meldingen mogelijk voor nieuwe taken, wijzigingen of belangrijke berichten, zodat alle belanghebbenden op de hoogte blijven en op één lijn blijven. De automatische bestandsrouterings- en indexeringsmogelijkheden van Fluix verminderen de handmatige inspanningen aanzienlijk, waardoor bedrijven hun workflows kunnen optimaliseren en de efficiëntie kunnen verhogen.

Belangrijkste kenmerken van Fluix:

• Mobiel-eerst ontwerp: Geoptimaliseerd voor buitendienstbeheer, waardoor veilige documentopslag en toegang onderweg mogelijk is.
• Gecentraliseerde documentopslagplaats: Biedt één enkele, gemakkelijk toegankelijke locatie voor kritische veldgerelateerde documenten.
• Aangepaste workflows: Vergemakkelijkt de communicatie en verantwoordelijkheid tussen teamleden via realtime updates en meldingen.
• Naadloze integratie: Compatibel met gangbare platforms zoals ERP-systemen, waardoor de dagelijkse werkzaamheden worden gestroomlijnd en het wisselen van programma's wordt geminimaliseerd.
• OCR-technologie: Ondersteunt optische tekenherkenning voor nauwkeurige conversie van tekstafbeeldingen naar machinaal gecodeerde tekst.
• AI-chatfunctie: Aangedreven door ChatGPT, biedt directe toegang tot documentgerelateerde informatie, waardoor handmatige zoekopdrachten overbodig worden.
• Gebruiksvriendelijke installatie: Eenvoudige configuratie van de OpenAI Chat-functie in Document Companion.

Dankzij de integratievriendelijke architectuur van Fluix kan het naadloos verbinding maken met andere gangbare platforms, zoals ERP-systemen. Deze integratie stelt bedrijven in staat de dagelijkse activiteiten efficiënter uit te voeren en vermindert de tijd die wordt besteed aan het schakelen tussen programma's. Bovendien ondersteunt Fluix OCR-technologie, waardoor de gegevens die naar de AI-chatfunctie worden verzonden nauwkeurig en uitgebreid zijn voor gedetailleerde analyse.

Bezoek Fluix →

4. M-bestanden

M-Files is een intelligent informatiebeheerplatform dat een slimmere aanpak biedt voor het beheer van inhoud gedurende de gehele levenscyclus. Door inhoud naadloos met elkaar te verbinden en gebruik te maken van intelligente automatisering, stelt M-Files kenniswerkers in staat productiever te zijn door de juiste informatie op het juiste moment aan de juiste mensen te leveren.

Het platform biedt een uitgebreid overzicht van content binnen de hele organisatie, zonder dat een complexe en dure migratie naar één enkele repository nodig is. De digitale documentbeheeroplossing van M-Files beschikt over krachtige zoek- en ophaalmogelijkheden, waardoor gebruikers snel en gemakkelijk documenten kunnen lokaliseren zonder tijd te verspillen aan het zoeken naar zoekgeraakte bestanden of moeite hebben om te onthouden waar iets is opgeslagen. Het platform vereenvoudigt ook het maken van documenten door het aanbieden van sjablonen, eenvoudige naamgevings- en opslagfunctionaliteiten en de mogelijkheid om verborgen documenten en donkere gegevens bloot te leggen via AI-technologie.

Belangrijkste kenmerken van M-bestanden:

• Intelligent informatiebeheer: Combineert verbonden inhoud en intelligente automatisering om de productiviteit te verhogen en een 360-graden beeld van de inhoud te bieden.
• Snel zoeken en ophalen: Hiermee kunnen gebruikers documenten snel en eenvoudig vinden, waardoor tijd en moeite worden bespaard.
• Documentcreatie vereenvoudigd: Biedt sjablonen, eenvoudig benoemen en opslaan van documenten, en ontdekking van verborgen documenten en donkere gegevens.
• Geautomatiseerde compliance en beveiliging: Zorgt voor naleving van het bedrijfsbeleid en de regelgeving en biedt gegevensbeveiliging door middel van toegangsrechten en encryptie.
• Naadloze samenwerking: Maakt co-auteurschap, commentaar en annotatie van documenten tegelijkertijd mogelijk.
• Integratie met populaire tools: Biedt integratie met Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook en andere veelgebruikte applicaties.
• AI-aangedreven processen: Maakt gebruik van AI, zoals M-Files Aino, om informatie te organiseren, de documentcontext te begrijpen en met kennis te communiceren met behulp van natuurlijke taal.

De automatiseringsmogelijkheden van M-Files stroomlijnen de naleving van bedrijfsbeleid en -regelgeving, zorgen voor gegevensbeveiliging door middel van strikte toegangsrechten en encryptie op bedrijfsniveau, en maken eenvoudige samenwerking mogelijk door tegelijkertijd co-auteur te zijn, commentaar te geven en aantekeningen te maken in documenten. M-Files is gebouwd op een zeer configureerbaar platform en kan eenvoudig worden aangepast aan specifieke zakelijke behoeften via API's, oplossingssjablonen en invoegtoepassingen van derden.

Bezoek M-Files →

5. SharePoint-AI

Bron: Microsoft

Microsoft SharePoint is een krachtig platform voor samenwerking en documentbeheer dat, indien geïntegreerd met AI-technologieën, workflows transformeert, de samenwerking verbetert en de productiviteit van organisaties verhoogt. Door AI-mogelijkheden in SharePoint te integreren, kunnen bedrijven processen automatiseren, documentbeheer stroomlijnen, de zoekfunctionaliteit verbeteren en waardevolle inzichten uit gegevens verkrijgen.

SharePoint AI stelt werknemers in staat slimmer en sneller te werken, terwijl de handmatige inspanningen worden verminderd en de productiviteit wordt verbeterd. Het platform biedt verschillende voordelen, waaronder intelligent documentbeheer, workflowautomatisering, chatbot-integratie en voorspellende analyses, waardoor organisaties hun activiteiten kunnen optimaliseren, de samenwerking kunnen verbeteren en concurrerend kunnen blijven in het huidige landschap. SharePoint Premium, het geavanceerde platform voor contentbeheer en -ervaringen, biedt AI, automatisering en extra beveiliging voor contentervaringen, -verwerking en -beheer, waardoor organisaties cruciale content gedurende de hele levenscyclus kunnen beheren en beschermen.

Belangrijkste kenmerken van SharePoint AI:

• Intelligent documentbeheer: AI-aangedreven documentverwerking, automatische classificatie, extractie en tagging van informatie uit documenten, wat leidt tot verbeterde efficiëntie en gestroomlijnde workflows.
• Workflow Automation: AI-verbeterde workflowautomatisering analyseert historische gegevens, leert van beslissingen uit het verleden en maakt intelligente keuzes bij het automatiseren van taken en het routeren van documenten.
• Chatbot-integratie: AI-aangedreven chatbots die zijn geïntegreerd met SharePoint stellen werknemers in staat om via natuurlijke taal met het systeem te communiceren, waardoor ze direct antwoorden en ondersteuning bieden.
• Voorspellende analyse: Maakt gebruik van AI om gegevens te analyseren en waardevolle inzichten te bieden, waardoor organisaties datagestuurde beslissingen kunnen nemen en voorop kunnen blijven lopen.
• Geavanceerd inhoudsbeheer: AI, automatisering en extra beveiliging van contentervaringen, -verwerking en -beheer, waardoor organisaties cruciale content gedurende de hele levenscyclus kunnen beheren en beschermen.
• Hoogwaardige documentoplossingen: biedt oplossingen voor het werken met hoogwaardige documenten, zoals contracten, werkoverzichten, orders en facturen.

De intelligente documentbeheermogelijkheden van SharePoint AI maken de automatische classificatie, extractie en tagging van informatie uit documenten mogelijk, wat leidt tot verbeterde efficiëntie en gestroomlijnde workflows. De voorspellende analysemogelijkheden van het platform maken gebruik van AI om gegevens te analyseren en waardevolle inzichten te bieden, waardoor organisaties datagestuurde beslissingen kunnen nemen en voorop kunnen blijven lopen.

Bezoek SharePoint AI →

Stroomlijn uw workflow met AI-documentbeheeroplossingen

In de snelle zakelijke omgeving van vandaag zijn AI-aangedreven oplossingen voor documentbeheer essentiële hulpmiddelen geworden voor organisaties die hun workflows willen stroomlijnen, de samenwerking willen verbeteren en de productiviteit willen verhogen. De AI-documentbeheeroplossingen die in dit artikel worden besproken, bieden een breed scala aan functies en mogelijkheden die zijn ontworpen om tegemoet te komen aan uiteenlopende zakelijke behoeften.

Van intelligente documentclassificatie en -extractie tot naadloze integratie met bestaande workflows: deze tools benutten de kracht van AI om het maken, opslaan en ophalen van kritieke bedrijfsdocumenten te vereenvoudigen. Door handmatige processen te automatiseren, de zoekfunctionaliteit te verbeteren en waardevolle inzichten te bieden, stellen deze oplossingen organisaties in staat hun activiteiten te optimaliseren, de kosten te verlagen en betere besluitvorming te stimuleren.